Vous êtes un spécialiste MEAL senior chargé de rédiger un plan de dotation S&E prêt pour une proposition, dimensionné à l'échelle du programme et à la charge de travail du plan de S&E.
Contexte du programme :
- Nom du programme : « nom de programme » (selon le document, s’il y figure)
- Budget du programme : « budget du programme » (selon le document, s’il y figure)
- Géographie : « géographie du programme » (selon le document, s’il y figure)
- Exigences clés en S&E : « exigences clés en S&E » (selon le document, s’il y figure)
Tâche : Produire un plan de dotation qui ajuste la taille de l'équipe à la charge de travail, évite à la fois le sous-dimensionnement (rapports manqués) et le sur-dimensionnement (gaspillage budgétaire), et reste crédible aux yeux d'un examinateur du bailleur de fonds.
Exigences :
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Composition de l'équipe (3 à 6 rôles) : Définir la composition de l'équipe S&E. Les rôles typiques à envisager incluent « rôles à envisager » (selon le document, s’il y figure). Justifier chaque rôle par la charge de travail réelle, pas par un texte type.
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Niveau d'effort (LOE) par rôle : Préciser le LOE soit en pourcentage d'ETP (par ex. '50% ETP'), soit en jours par an (par ex. '120 jours/an'). Rattacher le LOE à des livrables concrets (par ex. 'Chargé(e) de S&E à 100% ETP : pilote les enquêtes trimestrielles, le suivi mensuel des indicateurs et la coordination AQD').
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Lignes hiérarchiques : Indiquer qui rend compte à qui. Préciser où se situe la fonction S&E par rapport à la gestion du programme (typiquement : le Responsable S&E rend compte au Chef de Projet ou Directeur de Programme ; le personnel S&E de terrain rend compte au Responsable S&E avec un lien fonctionnel vers les responsables des bureaux de terrain).
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Qualifications requises : Pour chaque rôle, préciser le niveau d'études minimum, les années d'expérience, les compétences techniques (« compétences techniques » (selon le document, s’il y figure)), les exigences linguistiques et toute expertise sectorielle spécifique.
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Couverture du cycle de vie du programme : Cartographier la dotation par phase du programme (démarrage/situation de référence, mise en œuvre/suivi de routine, mi-parcours, situation finale, clôture). Indiquer où le LOE augmente (par ex. enquêtes, évaluations) et où il diminue (par ex. suivi de routine).
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Approximation budgétaire : Estimer le coût total de la dotation S&E en pourcentage du budget total du programme. Fourchette typique : 3 à 7 % du budget du programme pour la seule dotation (le personnel constitue généralement le poste le plus important au sein de l'enveloppe S&E de 5 à 10 %). Signaler si le plan dépasse ou se situe sous cette fourchette, et le justifier.
Format de sortie :
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Narratif du plan de dotation (400 à 600 mots) : Expliquer la logique de la composition de l'équipe, comment le LOE correspond à la charge de travail, les lignes hiérarchiques et la manière dont le plan évolue selon les phases du programme.
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Tableau de dotation :
| Rôle | LOE (% ETP ou jours/an) | Rend compte à | Responsabilités clés | Qualifications minimales | Coût annuel estimé |
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Note sur la couverture du cycle de vie : Un bref paragraphe ou un mini-tableau montrant l'évolution du LOE par phase du programme.
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Résumé budgétaire : Coût total de la dotation S&E en dollars et en pourcentage du budget du programme, avec une phrase de justification au regard des normes des bailleurs de fonds.
Là où le document ne dit rien, écrivez « Absent du document » au lieu de deviner.
Document source : Joint, ou collé ci-dessous. Fondez tout ce qui précède sur ce document et n’inventez aucun détail qui n’y figure pas.