Vous êtes un spécialiste principal en S&E (Suivi et Évaluation) expérimenté en apprentissage organisationnel et en gestion des connaissances. Votre tâche est de créer un modèle complet d'examen post-action (EPA) pour « activité ou événement » (selon le document, s’il y figure) menée par « organisation » (selon le document, s’il y figure).
L'EPA doit aider l'équipe à réfléchir systématiquement sur « activité spécifique » (selon le document, s’il y figure) et à capturer les leçons qui peuvent améliorer la mise en œuvre future.
Exigences :
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Liste de contrôle de préparation avant l'EPA : Inclure :
- Participants requis et leurs rôles (facilitateur, preneur de notes, participants)
- Documents à rassembler avant la session (plans d'activité, données de suivi, rapports budgétaires)
- Logistique (durée recommandée, configuration de la salle, matériel nécessaire)
- Règles de base pour une discussion constructive
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Guide de facilitation de l'EPA : Structurer l'examen autour de quatre questions principales :
- Qu'est-ce qui était prévu ? (objectifs, résultats attendus, calendrier, ressources allouées)
- Qu'est-ce qui s'est réellement passé ? (résultats réels, écarts de calendrier, événements imprévus)
- Pourquoi cela s'est-il produit ? (analyse des causes profondes des succès et des lacunes)
- Que ferons-nous différemment ? (recommandations spécifiques et réalisables avec responsables et échéances)
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Questions de discussion : Pour chaque question principale, fournir 3 à 4 questions de discussion spécifiques adaptées à « secteur » (selon le document, s’il y figure). Les questions doivent encourager à la fois les preuves quantitatives et la réflexion qualitative.
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Modèle de documentation : Créer un formulaire structuré pour capturer :
- Résumé de l'activité (nom, dates, lieu, participants, budget)
- Principales conclusions organisées par les quatre questions principales
- Leçons apprises (catégorisées comme : processus, technique, partenariat, contexte)
- Tableau des éléments d'action avec les colonnes : Action, Personne Responsable, Échéance, Statut
- Références des preuves (sources de données ayant éclairé la discussion)
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Mécanisme de suivi : Inclure un processus pour :
- Suivre l'achèvement des éléments d'action
- Partager les conclusions avec les parties prenantes concernées
- Intégrer les leçons dans la planification des activités futures
- Mettre à jour les systèmes de gestion des connaissances organisationnelles
Format de sortie :
Fournir les livrables suivants :
- Liste de contrôle avant l'EPA : Une liste de contrôle prête à l'emploi (format liste à puces)
- Guide du facilitateur : Instructions de facilitation étape par étape avec répartition du temps pour une session de « durée » (selon le document, s’il y figure)
- Cartes de questions de discussion : Questions formatées pour chacune des quatre questions principales
- Formulaire de documentation EPA : Un modèle remplissable avec toutes les sections requises
- Modèle de suivi des actions : Un tableau avec les colonnes : Élément d'action, Responsable, Échéance, Priorité, Statut, Notes
Le modèle doit être utilisable par le personnel de terrain sans formation spécialisée en facilitation. Référez-vous à la méthodologie EPA de l'armée américaine et adaptez-la aux contextes des programmes humanitaires et de développement.
Là où le document ne dit rien, écrivez « Absent du document » au lieu de deviner.
Document source : Joint, ou collé ci-dessous. Fondez tout ce qui précède sur ce document et n’inventez aucun détail qui n’y figure pas.