Un Plan de gestion de la performance (PMP) est le document de suivi et évaluation (S&E) spécifique à l'USAID, rendu obligatoire par l'ADS 201 pour toutes les activités financées par l'USAID. Bien que d'autres bailleurs bilatéraux (FCDO, DFAT, UE) aient des exigences équivalentes sous des appellations diverses, la logique sous-jacente reste identique : traduire un Cadre de Résultats en un système de mesure concret et traçable.
Que contient un PMP ?
Un PMP complet synthétise les éléments de planification essentiels pour transformer la stratégie en un système de mesure concret :
- Une référence au Cadre de résultats qui établit le lien entre le PMP et la chaîne de résultats attendue de l'activité.
- Un Tableau de suivi des indicateurs de performance (PITT), détaillant chaque indicateur avec ses situations de référence, ses cibles annuelles et ses réalisations.
- Des Fiches de référence des indicateurs de performance (PIRS), fournissant une description détaillée pour chaque indicateur.
- Un plan de collecte et d'analyse des données, précisant les méthodes, le calendrier, les responsabilités et les outils.
- Un Plan d'Assurance qualité des données (AQD), décrivant quand et comment les données des indicateurs seront vérifiées.
- Un plan d'évaluation, identifiant les évaluations de performance et d'impact nécessaires.
- Une approche d'apprentissage et de gestion adaptative, expliquant comment les données probantes éclairent les décisions.
Si un bailleur de fonds lit votre PMP et doit encore demander comment vous mesurerez quelque chose, cela signifie qu'il est incomplet.
PMP et plan de S&E : quelles différences ?
Le PMP est le terme spécifique à l'USAID. Le plan de S&E est, quant à lui, le terme générique. Sur le plan fonctionnel, ils couvrent les mêmes aspects : indicateurs, cibles, collecte de données, assurance qualité, évaluation et apprentissage.
La distinction réside principalement dans leur structure. Un PMP suit la forme de l'ADS 201, incluant le formatage du PITT et des PIRS, la planification des AQD et une terminologie spécifique aux agendas d'apprentissage. Un plan de S&E, en revanche, peut être structuré de manière plus flexible pour s'adapter à la conception du programme ou aux exigences d'un bailleur de fonds autre que l'USAID.
En pratique, les programmes financés par l'USAID soumettent un PMP. Les programmes avec plusieurs bailleurs de fonds élaborent souvent un plan de S&E générique et en extraient une section formatée PMP pour assurer la conformité avec l'USAID.
Les exigences de l'ADS 201 pour le PMP
L'ADS 201 détaille précisément les éléments que doit contenir un PMP. Les composants les plus importants sont :
- Les Fiches de référence des indicateurs de performance (PIRS) constituent l'élément le plus exigeant. Chaque fiche, par indicateur, doit couvrir : la définition précise, l'unité de mesure, les exigences de désagrégation, la source de données, la fréquence de collecte, la partie responsable, la valeur et l'année de la situation de référence, les cibles annuelles, les limites des données et l'approche d'assurance qualité des données.
- Les situations de référence pour chaque indicateur nécessitant une mesure du changement, dûment documentées dans le PITT.
- Les cibles fixées annuellement, justifiées par les valeurs de la situation de référence et la capacité de mise en œuvre du programme.
- Le plan d'AQD prévoyant des évaluations formelles de la qualité des données pour chaque indicateur de performance au moins une fois tous les trois ans.
- L'approche CLA (Collaborer, apprendre, s'Adapter), décrivant les questions d'apprentissage et les mécanismes adaptatifs.
Ignorer les PIRS est le moyen le plus rapide de démontrer qu'une équipe n'est pas prête à gérer l'accord.
Contexte de la proposition
Les propositions de l'USAID doivent inclure un PMP, ou à minima un aperçu détaillé du PMP avec l'engagement de le finaliser rapidement après l'attribution du contrat. Une proposition avec un tableau d'indicateurs complet formaté PMP, y compris des fiches de référence pour les indicateurs clés, témoigne d'une préparation sérieuse en S&E et est évaluée en conséquence lors de l'examen technique. Une proposition qui considère le S&E comme une réflexion secondaire, avec des indicateurs mais sans PIRS et sans plan de collecte de données, est perçue comme inexpérimentée et sa note s'en ressent.
Les pièges courants lors de la rédaction d'un PMP pour une proposition incluent : (a) Copier un modèle de plan de S&E générique qui ne correspond pas à la structure de l'ADS 201, forçant ainsi les évaluateurs à faire un travail de traduction ; (b) Inclure un Cadre de Résultats sans l'opérationnalisation PMP correspondante ; (c) Lister des indicateurs sans le détail des fiches de référence, ce qui s'apparente davantage à une liste de souhaits qu'à un véritable plan.
D'autres bailleurs de fonds bilatéraux (FCDO (dans le cadre de son cadre de S&E), l'UE (avec ses directives sur le cadre logique)) ont des structures équivalentes. Mentionnez le cadre spécifique au bailleur de fonds lorsque vous rédigez pour eux, mais adoptez la rigueur des PIRS par indicateur, quoi qu'il arrive.
Pièges à éviter lors de l'élaboration d'un PMP
Traiter le PMP comme un simple document de conformité. Un PMP qui n'est consulté qu'aux échéances de rapport représente un gaspillage des ressources investies dans sa mise en place. Concevez-le de manière à ce que l'équipe l'utilise réellement comme un outil de gestion : consultez-le lors des revues trimestrielles, mettez-le à jour lorsque le contexte évolue, et assurez-vous que les indicateurs restent pertinents.
Sous-spécifier les PIRS. Une fiche de référence qui dit "données collectées à partir du système de suivi" sans définir le système de suivi, la personne responsable ou l'étape d'assurance qualité n'est pas une PIRS complète, mais un simple substitut. Renseignez tous les détails avant la soumission, et non après.
Négliger le calendrier d'AQD. Les évaluations de la qualité des données sont requises tous les trois ans, mais sont souvent négligées jusqu'à ce qu'un bailleur de fonds les exige. Intégrez-les au plan de travail et au budget dès le début du projet.
Pour aller plus loin : sujets connexes
- Cadre de Résultats : La structure stratégique que le PMP opérationnalise.
- Cadre logique : La matrice de conception souvent utilisée conjointement avec un PMP.
- Plans de S&E : Le document de planification générique plus large.
- Sélection d'Indicateurs : Le processus de sélection des indicateurs que le PMP suivra.
- Définition des Cibles : Comment définir les situations de référence et les cibles annuelles dans le PITT.