Le Niveau d'Effort (NE) désigne la part du temps qu'un membre de l'équipe consacre à un programme donné. Il est généralement exprimé en pourcentage d'ETP (équivalent temps plein), en jours par an ou en heures par semaine. Le NE constitue l'unité budgétaire fondamentale qui impacte directement le coût global du programme.
Formats d'expression du NE
Trois formats standards sont couramment utilisés dans les propositions et les plans de dotation en personnel :
- Pourcentage d'ETP : "0,5 ETP" signifie un mi-temps sur le programme. Un rôle à 1,0 ETP est entièrement dédié. Les pourcentages ("50% ETP") correspondent à la même chose. C'est le format privilégié par l'USAID et les agences des Nations Unies.
- Jours par an : "60 jours/an" convient aux conseillers à court terme, aux évaluateurs externes et aux experts techniques qui ne sont pas intégrés à l'équipe. Fréquemment rencontré dans les budgets du FCDO et des cabinets de conseil.
- Heures par semaine : "15 h/sem" est utilisé pour les agents à temps partiel, les employés locaux sous contrat horaire et les collecteurs de données sous-traités. Courant dans les petites fondations.
Bien que chaque format soit interconvertible (par exemple, 1,0 ETP équivaut à environ 220 jours ouvrables par an ou 40 heures par semaine), les bailleurs de fonds ont souvent une préférence. Il est donc essentiel de s'adapter au modèle requis par chaque bailleur.
Calculer le niveau d'Effort (NE)
Le NE doit être construit de manière ascendante, en partant de la charge de travail réelle, plutôt que de manière descendante, en fonction d'un plafond budgétaire :
- Estimez le temps de travail nécessaire pour le personnel : cela inclut le nombre d'indicateurs multiplié par la fréquence de collecte des données et la charge d'analyse, sans oublier les cycles de rapportage et les activités d'apprentissage.
- Traduisez cette estimation en jours par an pour chaque rôle. Par exemple, une assurance qualité des données (AQD) trimestrielle sur 20 sites ne peut être réalisée en un week-end. De même, une enquête de situation de référence exige plusieurs semaines de préparation, de travail de terrain, de nettoyage et d'analyse des données.
- Convertissez ensuite ces jours en ETP (jours/220) ou en heures hebdomadaires (jours multipliés par 8 / 52), en fonction du format privilégié par le bailleur de fonds.
Pour un programme de taille moyenne, les fourchettes typiques sont les suivantes : Responsable S&E (0,5-1,0 ETP), agent de données (0,5-1,0 ETP), analyste (0,25-0,5 ETP). Les enquêteurs sont généralement considérés comme une capacité de renfort ponctuelle durant les cycles de collecte, plutôt qu'un ETP constant.
NE, taux journalier et coût total : distinctions clés
Le NE représente l'effort. Le taux journalier correspond au coût par jour de travail pour un rôle donné. Le coût total du personnel est obtenu en multipliant le NE par le taux journalier et par la durée du programme. Ces trois éléments sont cruciaux pour le narratif budgétaire, et les évaluateurs des bailleurs de fonds les examinent attentivement et séparément :
- Le NE est-il proportionné à l'ampleur du programme ?
- Le taux journalier est-il raisonnable pour le rôle et la géographie ?
- Le coût total correspond-il à la ligne de personnel dans le budget ?
Une proposition peut échouer sur l'un de ces trois points.
Contexte de la proposition
Dans une proposition, le NE est le point où la crédibilité de la dotation en personnel est mise à l'épreuve. Un plan de S&E qui prévoit des AQD trimestrielles, des enquêtes de situation de référence et finales, des visites de suivi sur 30 sites et des événements d'apprentissage annuels, tout en étant soutenu par seulement 0,5 ETP de personnel S&E, manque de crédibilité. Les évaluateurs vérifient la cohérence entre le NE et l'ampleur du programme : soit l'ampleur est réduite, soit la dotation en personnel doit être augmentée. Les signaux d'alerte courants concernant le NE dans les propositions incluent : (a) un Responsable S&E alloué à moins de 50 % d'ETP pour un programme pluriannuel ; (b) des enquêteurs dont le budget est calculé sur une seule journée de travail, alors que la collecte de données requiert des déploiements de plusieurs semaines ; (c) un évaluateur externe mentionné sans estimation de NE. Soyez précis : identifiez chaque rôle, indiquez le pourcentage d'allocation, et démontrez que le NE total de l'équipe est en adéquation avec l'ampleur du plan de S&E. Les PMPs de l'USAID requièrent un NE explicite ; les narratifs budgétaires de l'UE et du FCDO s'attendent à la même rigueur.
Pièges courants liés au NE
NE qui sous-estime la charge de travail S&E. Il s'agit de rédiger un plan de S&E avec 25 indicateurs, puis de le doter de 0,3 ETP sous prétexte que le budget est serré. Dans ce cas, soit l'ensemble d'indicateurs est réduit, soit le NE doit être augmenté. Maintenir les deux est une proposition irréalisable.
Chiffres de NE qui ne correspondent pas au narratif budgétaire. Le plan de dotation en personnel indique 0,75 ETP pour le Responsable S&E, le tableau budgétaire multiplie 50 % par un taux journalier, et le narratif fait référence à un temps plein. Les évaluateurs le remarquent rapidement et l'interprètent comme une estimation bâclée et incohérente.
Ressources associées
- Plan de dotation en personnel S&E : Le plan qui agrège le NE pour tous les rôles.
- Plans S&E : La charge de travail que le NE doit couvrir.
- Plan de gestion de la performance : Le document de planification de l'USAID où le NE est rendu explicite.
- Assurance qualité des données : Le travail de vérification que le NE doit couvrir.