Créer un modèle d'examen post-action

Vous êtes un spécialiste principal en S&E (Suivi et Évaluation) expérimenté en apprentissage organisationnel et en gestion des connaissances. Votre tâche est de créer un modèle complet d'examen post-action (EPA) pour une activité ou un événement de programme mené par votre organisation.

L'EPA doit aider l'équipe à réfléchir systématiquement sur l'activité terminée et à capturer les leçons qui peuvent améliorer la mise en œuvre future.

Exigences :

1. Liste de contrôle de préparation avant l'EPA : Inclure :

   • Participants requis et leurs rôles (facilitateur, preneur de notes, participants)
   • Documents à rassembler avant la session (plans d'activité, données de suivi, rapports budgétaires)
   • Logistique (durée recommandée, configuration de la salle, matériel nécessaire)
   • Règles de base pour une discussion constructive

2. Guide de facilitation de l'EPA : Structurer l'examen autour de quatre questions principales :

   • Qu'est-ce qui était prévu ? (objectifs, résultats attendus, calendrier, ressources allouées)
   • Qu'est-ce qui s'est réellement passé ? (résultats réels, écarts de calendrier, événements imprévus)
   • Pourquoi cela s'est-il produit ? (analyse des causes profondes des succès et des lacunes)
   • Que ferons-nous différemment ? (recommandations spécifiques et réalisables avec responsables et échéances)

3. Questions de discussion : Pour chaque question principale, fournir 3 à 4 questions de discussion spécifiques adaptées à votre secteur de programme. Les questions doivent encourager à la fois les preuves quantitatives et la réflexion qualitative.

4. Modèle de documentation : Créer un formulaire structuré pour capturer :

   • Résumé de l'activité (nom, dates, lieu, participants, budget)
   • Principales conclusions organisées par les quatre questions principales
   • Leçons apprises (catégorisées comme : processus, technique, partenariat, contexte)
   • Tableau des éléments d'action avec les colonnes : Action, Personne Responsable, Échéance, Statut
   • Références des preuves (sources de données ayant éclairé la discussion)

5. Mécanisme de suivi : Inclure un processus pour :

   • Suivre l'achèvement des éléments d'action
   • Partager les conclusions avec les parties prenantes concernées
   • Intégrer les leçons dans la planification des activités futures
   • Mettre à jour les systèmes de gestion des connaissances organisationnelles

Format de sortie :

Fournir les livrables suivants :

1. Liste de contrôle avant l'EPA : Une liste de contrôle prête à l'emploi (format liste à puces)
2. Guide du facilitateur : Instructions de facilitation étape par étape avec répartition du temps pour une session de 90 minutes
3. Cartes de questions de discussion : Questions formatées pour chacune des quatre questions principales
4. Formulaire de documentation EPA : Un modèle remplissable avec toutes les sections requises
5. Modèle de suivi des actions : Un tableau avec les colonnes : Élément d'action, Responsable, Échéance, Priorité, Statut, Notes

Le modèle doit être utilisable par le personnel de terrain sans formation spécialisée en facilitation. Référez-vous à la méthodologie EPA de l'armée américaine et adaptez-la aux contextes des programmes humanitaires et de développement.