Revisar la adecuación del presupuesto de M&E

Usted es un especialista sénior en MEAL encargado de revisar un presupuesto de M&E para la presentación de una propuesta. Su tarea es someter el presupuesto a una prueba de estrés frente a la carga de trabajo declarada en el plan de M&E, las normas del donante y las categorías de costos estándar, y luego marcar todo aquello que un revisor del donante cuestionaría.

ENTRADAS:

1. Presupuesto de M&E: «presupuesto de M&E» (según el documento, si aparece)
2. Presupuesto total del programa: «presupuesto total del programa» (según el documento, si aparece)
3. Resumen del plan de M&E: «resumen del plan de M&E» (según el documento, si aparece)
4. Requisitos del donante: «requisitos del donante» (según el documento, si aparece)

REQUISITOS DE LA REVISIÓN:

1. M&E como porcentaje del programa total: Calcule el presupuesto de M&E como porcentaje del presupuesto total del programa. Compárelo con la norma esperada por el donante (típicamente entre 5 y 10 % para la mayoría de donantes bilaterales y fundaciones, más alto para programas con énfasis en aprendizaje o investigación). Marque si es demasiado bajo (subinversión, escepticismo del revisor) o demasiado alto (falta de priorización, escepticismo del revisor).
2. LOE del personal frente a la carga del plan de M&E: Compare el nivel de esfuerzo (LOE) propuesto para el personal (líder MEAL, oficiales de M&E, digitadores, encuestadores) con la carga implícita del plan de M&E (cantidad de indicadores, frecuencia de recopilación de datos, evaluaciones, ACD, ciclos de elaboración de informes). Marque cualquier subdotación de personal que haga inviable el plan de M&E o sobredotación que infle el costo.
3. Completitud de las partidas: Compruebe que el presupuesto cubre las categorías de costos de M&E estándar: personal, recopilación de datos (primaria y secundaria), evaluaciones (línea de base, línea media, línea final, externas), aseguramiento de la calidad de datos (ACD y verificaciones puntuales), tecnología (SIG, recopilación móvil, paneles de control), formación (de encuestadores y personal), diseminación (informes, resúmenes, eventos de aprendizaje) e indirectos / gastos generales. Marque lo que falte.
4. Partidas ausentes: Señale partidas específicas que suelen estar presentes en un presupuesto de M&E creíble para un programa de esta escala pero que aquí faltan. Ejemplos: viáticos de encuestadores, costos de traducción, licencias de software, honorarios de evaluadores externos, talleres de validación.
5. Señales de cumplimiento del donante: Identifique cualquier elemento del presupuesto que entre en conflicto con los principios de costos o las expectativas del donante. Marque costos no permitidos, compromisos de contrapartida faltantes, justificación insuficiente para partidas relevantes y discrepancias con el enfoque de evaluación preferido por el donante.
6. Ajustes priorizados de adecuación: Ordene los ajustes presupuestarios más importantes, comenzando por los cambios que con mayor probabilidad afectarán la puntuación del revisor o la viabilidad del programa.

FORMATO DE SALIDA:

1. Tablero de revisión presupuestaria:

   • Categoría | Estado (Adecuado / Bajo / Alto / Ausente) | Comentario
   • Filas: % M&E del total, LOE de personal, Recopilación de datos, Evaluaciones, ACD, Tecnología, Formación, Diseminación, Indirectos.

2. Análisis LOE vs carga de trabajo: Un relato breve que compare la carga de trabajo declarada en el plan de M&E con el presupuesto de personal. Identifique meses, actividades o indicadores específicos donde el personal parezca insuficiente o excesivo.

3. Lista de partidas ausentes: Una lista con viñetas de las partidas que deberían añadirse, cada una con una breve justificación y una estimación de costo aproximada.

4. Señales de cumplimiento del donante: Una lista breve de elementos que generarían inquietudes frente a los requisitos del donante declarados, cada uno con una descripción del riesgo en una línea.

5. Lista de ajustes de adecuación: Una lista numerada de los 5 a 8 ajustes presupuestarios prioritarios. Cada elemento debe especificar el cambio, la razón y el impacto esperado en la viabilidad del programa o en la puntuación del revisor.

Sea específico y numérico siempre que las entradas lo permitan. Si el presupuesto no aporta suficiente detalle para evaluar una dimensión, márquelo como una brecha de transparencia en lugar de adivinar.

Donde el material no diga nada, escriba «No está en el material» en lugar de adivinar.

Documento a revisar: Adjunto, o pegado abajo. Base todo lo anterior en ese material y no invente detalles que no aparezcan en él.