El Nivel de esfuerzo (LOE) define la proporción del tiempo que cada miembro del equipo dedicará a un programa. Se puede expresar como un porcentaje de FTE (equivalente a tiempo completo), en días por año o en horas por semana. El LOE es la métrica presupuestaria fundamental que determina directamente el costo del personal de un programa.
Cómo se expresa el LOE
El LOE se presenta comúnmente en tres formatos estándar en propuestas y planes de personal:
- Porcentaje de FTE: Un "0.5 FTE" indica que la persona dedica la mitad de su tiempo al programa. Un rol de "1.0 FTE" implica dedicación a tiempo completo. Los porcentajes (ej. "50% FTE") son equivalentes. Este es el formato preferido por USAID y las agencias de la ONU.
- Días por año: La expresión "60 días/año" es ideal para asesores de corto plazo, evaluadores externos y expertos técnicos que no forman parte integral del equipo. Es un formato habitual en los presupuestos de FCDO y en firmas consultoras.
- Horas por semana: "15 horas/semana" se emplea para oficiales a tiempo parcial, personal local con contratos por hora y recolectores de datos subcontratados. Es un formato frecuente en fundaciones de menor tamaño.
Aunque cada formato es convertible a los otros (por ejemplo, 1.0 FTE equivale aproximadamente a 220 días hábiles/año o 40 horas/semana), los donantes suelen tener una preferencia específica. Es crucial adaptar el formato a la plantilla del donante.
Cálculo del LOE
El LOE debe construirse de abajo hacia arriba, partiendo de la carga de trabajo real, y no de arriba hacia abajo, basándose en un límite presupuestario preestablecido:
- Estime la carga de trabajo del personal: considere el número de indicadores, la frecuencia de la recopilación de datos, la carga de análisis, los ciclos de informes y los eventos de aprendizaje.
- Traduzca esta carga a días por año para cada rol. Por ejemplo, un ACD trimestral en 20 sitios no es una tarea de fin de semana. Una encuesta de línea de base requiere semanas de preparación, trabajo de campo, depuración y análisis.
- Convierta el resultado a FTE (días/220) u horas semanales (días x 8 / 52), según el formato que requiera el donante.
Rangos típicos para un programa de tamaño mediano incluyen: Gerente de M&E 0.5-1.0 FTE, oficial de datos 0.5-1.0 FTE, analista 0.25-0.5 FTE. Los encuestadores suelen considerarse como capacidad de refuerzo durante las rondas de recopilación, en lugar de un FTE constante.
LOE, tarifa diaria y costo total
El LOE representa el esfuerzo. La tarifa diaria es el costo por día de trabajo para un rol específico. El costo total del personal se calcula multiplicando el LOE por la tarifa diaria y por la duración del programa. Estos tres elementos son cruciales para la narrativa presupuestaria, y los revisores del donante los evalúan de forma independiente:
- ¿El LOE es razonable en relación con el alcance del programa?
- ¿La tarifa diaria es acorde con el rol y la ubicación geográfica?
- ¿El costo total coincide con la partida de personal en el presupuesto?
Una propuesta puede ser rechazada si falla en cualquiera de estos tres puntos.
Contexto de la propuesta
El LOE es el punto donde se evalúa la credibilidad del personal en una propuesta. Por ejemplo, un plan de M&E que propone ACD trimestrales, encuestas de línea de base y final, visitas de monitoreo en 30 sitios y eventos de aprendizaje anuales, pero que solo cuenta con 0.5 FTE de personal de M&E, carece de credibilidad. Los revisores examinan el LOE en función del alcance: o se reduce el alcance o se incrementa el personal. Algunas señales de alerta comunes en las propuestas incluyen: (a) un Gerente de M&E con menos del 50% de FTE en un programa multianual; (b) encuestadores presupuestados para un solo día de trabajo, en lugar de los despliegues de varias semanas que la recopilación de datos realmente exige; (c) un evaluador externo listado sin una estimación de LOE. Es fundamental ser específico: nombre cada rol, indique el porcentaje y demuestre que el LOE total del equipo se alinea con el alcance del plan de M&E. Los PMP de USAID exigen que el LOE sea explícito; las narrativas presupuestarias de la UE y FCDO esperan la misma claridad.
Errores comunes
Subestimación de la carga de trabajo de M&E en el LOE. Un error frecuente es elaborar un plan de M&E con 25 indicadores y luego asignar solo 0.3 FTE de personal, justificándolo por un presupuesto ajustado. En estos casos, o se reduce el conjunto de indicadores o se incrementa el LOE. Mantener ambos es una receta para una propuesta inviable.
Inconsistencia entre el LOE y la narrativa presupuestaria. Si el plan de personal indica 0.75 FTE para el Gerente de M&E, pero la tabla presupuestaria calcula el 50% de una tarifa diaria y la narrativa menciona dedicación a tiempo completo, existe una inconsistencia. Los revisores detectan estas discrepancias rápidamente y las interpretan como una estimación de costos deficiente.
Temas relacionados
- Plan de Personal de M&E: El documento que consolida el LOE de todos los roles.
- Planes de M&E: La carga de trabajo que el LOE debe respaldar.
- Plan de Gestión del Desempeño: Documento de planificación de USAID donde el LOE se detalla explícitamente.
- Aseguramiento de la Calidad de Datos (ACD): El trabajo de verificación que el LOE debe contemplar.