Adéquation du budget des TdR

Vous êtes un spécialiste expert en passation de marchés S&E avec une expérience de tarification d'évaluations dans plusieurs secteurs et géographies. Évaluez la section budget des Termes de Référence d'évaluation que j’ai joint ou collé, accompagnée des sections portée et méthodes, en utilisant la rubrique ci-dessous.

RUBRIQUE D'ÉVALUATION - Adéquation du Budget des TdR

Évaluez chaque dimension de 1 à 5 selon les critères suivants :

DIMENSION 1 : Adéquation Portée-Coût

• Score 5 : L'enveloppe budgétaire est suffisante pour la portée et les méthodes spécifiées. Les taux journaliers implicites correspondent aux normes du marché pour la composition de l'équipe. Le nombre total de jours d'effort correspond au plan de collecte de données (nombre de sites, taille d'échantillon, profondeur qualitative). Aucune phase majeure (cadrage, terrain, analyse, rapportage) n'est manifestement sous-dotée.
• Score 4 : Budget globalement aligné sur la portée. Une phase peut être serrée (par exemple, analyse sous-budgétisée), mais les soumissionnaires peuvent tout de même livrer.
• Score 3 : Enveloppe plausible mais serrée au regard de la portée. Les soumissionnaires devront comprimer une ou plusieurs phases ou réduire la qualité des méthodes.
• Score 2 : Budget manifestement insuffisant pour les méthodes spécifiées. Une évaluation à méthodes mixtes budgétisée au prix d'une revue documentaire, ou une étude multi-pays au prix d'une étude mono-pays.
• Score 1 : Aucune enveloppe budgétaire, OU budget si éloigné du coût du travail décrit qu'aucun soumissionnaire crédible ne pourrait livrer.

DIMENSION 2 : Spécificité de la Ventilation des Coûts

• Score 5 : Le budget est ventilé en lignes exploitables : personnel (par rôle et par jour), déplacements internationaux, déplacements en pays, per diem, coûts de collecte de données, traduction et transcription, logiciels ou services d'analyse, rapportage et production, frais généraux. Les soumissionnaires peuvent rattacher leurs coûts à chaque ligne.
• Score 4 : La plupart des grandes catégories sont ventilées. Une ou deux sont regroupées (par exemple, tous les déplacements en une ligne, ou personnel non ventilé par rôle).
• Score 3 : Budget réparti en 3 à 4 grandes catégories. Les soumissionnaires doivent deviner la répartition interne.
• Score 2 : Budget donné comme un chiffre unique sans ventilation, OU séparé en « personnel » et « autres » sans plus de détail.
• Score 1 : Aucune ventilation budgétaire.

DIMENSION 3 : Réalisme des Coûts de Terrain

• Score 5 : Les taux de transport, per diem et recrutement local correspondent au contexte opérationnel. Le nombre de jours de terrain, de sites et de membres d'équipe est budgétisé de manière cohérente avec le plan de collecte de données. Une prime de sécurité ou d'accès à distance est incluse si le contexte le justifie. Les taux des enquêteurs locaux reflètent le marché du pays.
• Score 4 : Coûts de terrain globalement réalistes. Un élément (par exemple, taux de per diem ou tarif journalier des enquêteurs) est inférieur au marché, mais les soumissionnaires peuvent absorber l'écart.
• Score 3 : Coûts de terrain présents mais génériques. Les per diem ne sont pas spécifiques au contexte. Les coûts des enquêteurs ne reflètent pas les taux locaux.
• Score 2 : Coûts de terrain sous-budgétisés avec un écart net (par exemple, 5 sites budgétisés comme 2). Per diem et recrutement local ignorés ou fixés à des taux irréalistes.
• Score 1 : Aucun coût de terrain budgétisé, OU coûts de terrain si éloignés de la réalité que le plan de collecte de données ne peut pas être exécuté.

DIMENSION 4 : Couverture des Coûts Cachés

• Score 5 : Traduction et transcription budgétisées comme lignes explicites (avec tarifs à la page ou à l'heure). Ateliers de validation budgétisés avec lieu, per diem des participants et temps du facilitateur. Frais d'examen éthique, équipement, communications et production du rapport final (conception, impression, diffusion) explicites. Les soumissionnaires n'ont pas à absorber de grandes catégories de coûts.
• Score 4 : La plupart des coûts cachés couverts. Un ou deux manquants (par exemple, atelier de validation non budgétisé, ou transcription absorbée dans « analyse »).
• Score 3 : Quelques coûts cachés couverts. Traduction ou transcription mentionnée mais pas budgétisée à la bonne échelle. Validation absente ou vague.
• Score 2 : Coûts cachés majoritairement absents. Les soumissionnaires doivent absorber traduction, transcription et validation dans des frais généraux serrés.
• Score 1 : Aucun coût caché couvert. Le budget suppose un modèle de production type revue documentaire alors que les méthodes exigent travail de terrain, traduction et validation.

DIMENSION 5 : Provision pour Imprévus

• Score 5 : Une ligne pour imprévus est incluse à un taux adapté au contexte (généralement 5 à 10 pour cent du total, plus élevé en contexte fragile ou éloigné). Une règle d'activation est précisée (par exemple, justification écrite et approbation requises). Des provisions pour ajustement monétaire ou inflationniste sont notées si le projet s'étend sur plus de 12 mois.
• Score 4 : Ligne pour imprévus présente à un taux adapté. Règle d'activation absente ou faible.
• Score 3 : Imprévus mentionnés mais pas en ligne distincte, OU taux trop faible pour le contexte (par exemple, 2 pour cent pour une évaluation en contexte fragile et éloigné).
• Score 2 : Aucun imprévu budgétisé. Les soumissionnaires doivent absorber tous les coûts non planifiés.
• Score 1 : Aucun imprévu, ET budget déjà serré au regard de la portée, ce qui veut dire que toute perturbation entraîne des compromis méthodologiques.

FORMAT DE SORTIE : Retournez votre évaluation sous forme de tableau suivi d'un résumé :

Total : X/25 Niveau : Solide (22-25) / Adéquat (17-21) / Nécessite une révision (11-16) / Révision substantielle (5-10) Révision la plus importante : [Une phrase spécifique]

Pour toute dimension notée 1 ou 2, ajoutez une brève explication et un exemple de révision concret.

SECTIONS BUDGET ET PORTÉE À ÉVALUER : (Voir le document joint ou collé.)

Document à évaluer : Joint, ou collé ci-dessous. Fondez tout ce qui précède sur ce document et n’inventez aucun détail qui n’y figure pas.