Plan de travail : définition et contenu

Qu'est-ce qu'un plan de travail ?

Un plan de travail est le document qui transforme la conception d'un programme en calendrier d'activités pour une période donnée, généralement une année. Il indique ce qui sera fait, quand, par qui, avec quel budget, et pour atteindre quels résultats et cibles. Il est rédigé par l'équipe du programme ou le partenaire de mise en œuvre, et le bailleur, la contrepartie gouvernementale ou le comité de pilotage l'approuve habituellement avant le début des activités et des dépenses.

La plupart des programmes financés soumettent un plan de travail annuel (PTA, ou AWP en anglais), parfois appelé plan de travail et budget annuel (PTBA, ou AWPB). Il se situe entre le cadre logique, qui dit ce que le programme doit accomplir, et la planification quotidienne des tâches, qui dit qui fait quoi cette semaine. Les évaluations ont aussi des plans de travail, qui figurent généralement dans le rapport de démarrage et couvrent les tâches et les dates de l'équipe d'évaluation plutôt que les activités d'un programme.

Pourquoi c'est important

Les documents de conception disent à quoi sert le programme. Ils disent rarement quoi faire en mars. Le plan de travail est le lieu où les intentions deviennent des tâches datées, dotées d'un responsable et d'un budget, et c'est le document que le personnel consulte le plus au cours de l'année.

C'est aussi un accord. Les lignes directrices du FIDA (IFAD) décrivent le plan approuvé comme un engagement de la direction et des organismes d'exécution à mener un ensemble d'activités et à atteindre certaines cibles, et comme l'approbation par les bailleurs de la dépense des sommes prévues au budget annuel. Dans la pratique du PNUD, le plan de travail annuel signé est un accord juridique entre le PNUD et le partenaire de mise en œuvre pour les activités d'une année civile donnée. Le FNUAP va plus loin : aucun fonds ne peut être engagé auprès d'un partenaire de mise en œuvre avant la signature d'un plan de travail, et celui-ci est le seul mécanisme de budgétisation et de décaissement des fonds du programme.

Enfin, le plan de travail est ce à quoi le suivi se compare. Sans plan daté, « en retard » et « sous-exécuté » n'ont aucun sens.

Que contient un plan de travail ?

Un plan de travail annuel couvre généralement les éléments suivants :

1. Résultats et cibles de la période. Les produits et les effets que le programme livrera cette année, avec la cible annuelle de chaque indicateur. Les cibles proviennent du cadre logique ou du cadre de résultats, ajustées à ce qui est réaliste compte tenu des progrès accomplis. Voir Fixer des cibles.

2. Activités liées à chaque résultat. Chaque activité est rattachée au produit auquel elle contribue. Une activité qui ne peut être rattachée à aucun résultat est une candidate à la suppression, et un résultat sans activités ne sera pas atteint.

3. Calendrier. Dates de début et de fin par mois ou par trimestre, généralement présentées sous forme de diagramme de Gantt. Il faut signaler les dépendances, par exemple un achat qui doit être terminé avant le début de la formation.

4. Personne ou partenaire responsable. Un responsable désigné par activité, ainsi que le partenaire de mise en œuvre ou l'unité lorsque le travail est partagé.

5. Budget par activité. Le coût de chaque activité, consolidé par produit, par catégorie de dépenses et par bailleur. Les lignes directrices du FIDA demandent le budget consolidé par composante, par catégorie et par bailleur. Voir Budget S&E pour chiffrer les activités de suivi et d'évaluation.

6. Intrants et passation des marchés. Temps du personnel, équipement, véhicules, consultants et fournitures, avec un calendrier de passation des marchés pour les achats importants, car les dates de livraison déterminent souvent les dates des activités.

7. Activités de S&E et de rapportage. Les cycles de collecte de données, les revues, les évaluations, les activités d'apprentissage et les échéances de rapports font partie du plan, avec dates, responsables et budget comme toute autre activité. Elles prennent du retard lorsqu'elles figurent dans un document distinct. Voir Plans de S&E.

8. Risques et hypothèses. Les principales menaces pesant sur le plan cette année (accès saisonnier, retards d'approbation, sécurité, rotation du personnel) et ce que l'équipe fera pour chacune. Voir Risques et Hypothèses.

9. Jalons. Les points de contrôle qui montrent que le plan est sur la bonne voie, comme une subvention signée, l'étude de référence terminée ou la première cohorte inscrite. Voir Jalon.

De nombreux bailleurs demandent aussi un bref récit : les progrès à ce jour, l'orientation de l'année à venir et une justification de tout écart par rapport à la conception initiale. Les lignes directrices du FIDA suggèrent de 2 à 4 pages sur la performance à ce jour et de 4 à 8 pages sur la stratégie et l'orientation, les tableaux détaillés du plan de travail figurant en annexe.

Exemple de plan

Un plan de travail annuel pour un programme de taille moyenne peut compter de 15 à 30 pages, annexes en sus :

1. Introduction : résumé du programme et manière dont ce plan a été préparé (1 à 2 pages)
2. Progrès et performance à ce jour : résultats obtenus, dépenses, enseignements (2 à 4 pages)
3. Contraintes et mesures requises : ce qui doit être corrigé cette année, et par qui (1 page)
4. Stratégie et orientation de l'année, par produit ou composante (4 à 8 pages)
5. Résultats et cibles de l'année (1 à 2 pages)
6. Budget consolidé par produit, catégorie et bailleur (2 pages)
7. Risques, hypothèses et jalons (1 à 2 pages)

Annexes : plan d'activités détaillé avec lignes budgétaires, cadre logique, plan de passation des marchés, plan du personnel ou des partenaires, calendrier de S&E.

Un petit extrait du calendrier des activités (annexe 1 du plan ci-dessus), pour un programme fictif de compétences pour les jeunes :

Plan de travail, cadre logique et plan de S&E

Ces trois documents sont souvent rédigés les uns à partir des autres et il est facile de les confondre.

Le plan de travail tire ses résultats et ses cibles du cadre logique, et il devrait programmer la collecte de données et les revues décrites dans le plan de S&E. Voir Cadre logique et Plans de S&E.

Erreurs courantes

Activités recopiées de la proposition. Planifier « 10 formations en année 3 » parce que la conception le prévoit, sans se demander si c'est encore le meilleur moyen d'atteindre le produit. Il faut revoir les progrès et le contexte avant chaque plan annuel.

Aucun lien avec les résultats. Une liste d'activités sans produits ni cibles au-dessus ne permet pas de suivre les effets. Il faut regrouper les activités sous le résultat qu'elles servent.

Des plans qui ignorent les capacités. Fixer des cibles que l'équipe et les partenaires ne peuvent pas atteindre entraîne des approbations tardives, des budgets reportés et une revue annuelle difficile. Il faut comparer la charge de chaque trimestre aux personnes disponibles.

S&E oublié. Les études de référence, les revues de données et les évaluations absentes du plan de travail sont celles qui sont ignorées ou sous-financées.

Un plan que personne ne met à jour. Un plan de travail jamais comparé aux progrès devient une simple formalité de classement. Il faut le revoir au moins chaque trimestre et consigner les modifications avec leurs motifs.

Variations selon la taille du programme et le bailleur

Petites subventions et projets à partenaire unique. Un tableau d'une à trois pages indiquant l'activité, les dates, le responsable et le coût suffit souvent. On conserve la structure du cadre logique, mais pas le récit.

Grands programmes à composantes multiples. Chaque partenaire de mise en œuvre ou composante prépare généralement son propre plan, et le bureau du programme les consolide. Les lignes directrices du FIDA décrivent des ateliers où les partenaires comparent leurs plans afin de synchroniser les activités, suivis de la consolidation, de l'examen par le comité de pilotage et de l'approbation du bailleur.

Agences des Nations Unies et contreparties gouvernementales. Le plan de travail annuel est un document formel et signé. Dans la pratique du PNUD, les plans des années ultérieures peuvent être moins détaillés au départ et doivent être complétés en détail avant la signature. Les plans de travail du FNUAP peuvent couvrir plusieurs années, mais les fonds ne sont engagés que dans la mesure où l'accord et les ressources disponibles le permettent.

Financements du gouvernement des États-Unis. L'attribution ou l'accord précise ce qui doit être soumis. L'ADS 201 de l'USAID indique que le COR ou l'AOR est chargé d'approuver les plans de mise en œuvre ou de travail, et qu'un plan de MEL de l'activité doit comporter au moins un indicateur de performance pour chaque effet au niveau de l'activité, avec des valeurs de référence et des cibles annuelles. Il faut toujours vérifier l'exigence exacte concernant le plan de travail dans le document d'attribution.

Plans de travail d'évaluation. Ils énumèrent les tâches, les dates et les responsabilités de l'évaluation, et sont convenus avec le client dans le rapport de démarrage.

Dans tous les cas, le critère est le même : un nouvel employé pourrait-il lire le plan et dire ce qui doit se passer ce trimestre, qui s'en charge et ce que cela coûte ?