Note conceptuelle : définition et contenu

Qu'est-ce qu'une note conceptuelle ?

Une note conceptuelle est un document court, généralement de deux à cinq pages, qu'une organisation rédige pour présenter l'idée d'un programme, d'une évaluation ou d'une recherche avant de s'engager dans une conception complète. Elle est le plus souvent adressée à un bailleur comme première étape d'une candidature en deux étapes, ou diffusée en interne pour qu'un responsable ou un conseil d'administration décide si l'idée mérite d'être développée. Son rôle est de montrer que le problème est réel, que l'approche est solide et que l'organisation est capable de la mettre en œuvre, avec juste assez de détails pour obtenir l'étape suivante.

Dans un appel à propositions en deux étapes, seuls les candidats dont la note conceptuelle est présélectionnée sont invités à déposer une candidature complète. Au sein d'une organisation, une note conceptuelle approuvée libère du temps de travail et du budget pour la conception détaillée. Pour une évaluation, une étude ou un événement, c'est l'argumentaire court de ce qui sera fait et pourquoi, rédigé avant les termes de référence (TdR) ou le plan complet.

Pourquoi c'est important

Une note conceptuelle fait gagner du temps aux deux parties. Préparer une proposition complète peut prendre des semaines, et beaucoup ne sont pas financées. Une note courte permet au bailleur de passer en revue de nombreuses idées à moindre coût, et au candidat de vérifier l'adéquation avant d'investir dans des budgets, des cadres logiques et des annexes.

Elle oblige aussi à faire d'abord le travail de réflexion le plus difficile. Si l'approche et les résultats attendus ne peuvent pas être exposés clairement en trois pages, un document plus long ne fera que masquer la lacune.

Les bailleurs qui présélectionnent sur la base d'une note conceptuelle limitent généralement l'écart que la candidature complète peut prendre par rapport à elle : ce que vous promettez ici vous suit donc jusqu'au bout.

Que contient une note conceptuelle ?

La plupart des notes conceptuelles couvrent les sections suivantes, à peu près dans cet ordre. Les formulaires des bailleurs fixent souvent la longueur de chacune ; vérifiez donc d'abord le formulaire.

1. Problème et besoin. La question traitée, les personnes concernées et les éléments montrant qu'elle compte aujourd'hui. Quelques faits tirés d'une évaluation des besoins ou de données récentes suffisent.

2. Objectifs. Un objectif global et un petit nombre d'objectifs spécifiques, chacun formulé comme un changement ou un résultat plutôt que comme une activité. Trois ou quatre suffisent à cette longueur.

3. Approche et activités proposées. Ce qui sera fait, dans quel ordre, et pourquoi cette approche convient au problème. Citez les principaux groupes d'activités, pas chaque tâche.

4. Résultats attendus. Les produits et les effets que le travail devrait générer, souvent sous la forme d'un court paragraphe de théorie du changement ou d'une simple chaîne de résultats. Un cadre logique complet est généralement réservé à la proposition complète, même si certains formulaires demandent une version résumée.

5. Groupes cibles et zone géographique. Qui sera touché, combien de personnes, où, et comment elles seront sélectionnées. Donnez des chiffres et des noms de lieux.

6. Partenaires et capacités. Qui mettra en œuvre, qui sont les partenaires, et pourquoi cette équipe est en mesure d'y parvenir. Ajoutez en quelques lignes l'expérience antérieure pertinente.

7. Budget indicatif. Un total et une répartition approximative par grandes catégories de coûts, ou seulement le montant demandé et la durée lorsque le formulaire le prévoit. Il est dit indicatif parce qu'il sera affiné. Voir budget S&E pour la part consacrée au suivi et à l'évaluation.

8. Suivi et évaluation. Comment l'avancement et les résultats seront suivis : les principaux indicateurs, qui collecte les données, et si une évaluation est prévue. Un paragraphe suffit. Renvoyez au plan de S&E qui suivra si l'idée est financée.

9. Durabilité. Ce qui continuera après la fin du financement et qui en sera responsable. Les bailleurs notent souvent ce point : soyez concret.

Les limites de longueur sont ce que les candidats négligent le plus souvent. Les appels fixent généralement un nombre total de pages ou de mots, et beaucoup fixent la longueur autorisée pour chaque section ou le nombre de caractères par réponse.

Exemple de plan

Une note conceptuelle pour un programme communautaire de santé de trois ans, envoyée en réponse à l'appel d'un bailleur, pourrait compter 4 pages :

1. Bloc titre et résumé : candidat, partenaires, coût total, durée, pays (une demi-page)
2. Problème et besoin (une demi-page)
3. Objectifs et résultats attendus, avec une courte théorie du changement (1 page)
4. Approche et principales activités (1 page)
5. Groupes cibles et zone géographique (quelques lignes)
6. Partenaires et capacités (quelques lignes)
7. Suivi, évaluation et apprentissage (quelques lignes)
8. Durabilité (quelques lignes)
9. Tableau du budget indicatif par grandes catégories (une demi-page)

Pièces jointes : uniquement celles que l'appel demande. Beaucoup de bailleurs n'en demandent aucune à ce stade.

Note conceptuelle, proposition complète et lettre d'intention

Les trois documents sont souvent confondus parce que chacun précède une décision de financement. Ils diffèrent par la personne qui les demande et par ce qu'ils doivent démontrer.

La lettre d'intention est ce qui se rapproche le plus d'une note conceptuelle, mais elle est généralement plus courte et envoyée en l'absence d'appel ouvert. Candid décrit les lettres d'intention comme courtes, de trois pages au plus, et note qu'elles ne comportent généralement pas de pièces jointes, sauf si le bailleur en fait la demande.

Deux autres usages méritent d'être distingués. Le cycle de projet de la Banque mondiale comprend une note conceptuelle de projet (Project Concept Note), que l'équipe de projet de la Banque rédige elle-même lors de l'identification du projet pour exposer les objectifs proposés, les risques, les scénarios alternatifs et un calendrier probable de préparation. C'est une étape interne du processus de la Banque, et non un document qu'un candidat soumet. Et la note conceptuelle d'une évaluation, d'une étude ou d'un événement ne relève pas d'une mise en concurrence pour un financement : c'est un document interne court qui explique l'objet, les questions, l'approche, le public et le coût afin qu'un décideur approuve le travail avant la rédaction d'un énoncé des travaux ou de termes de référence.

Erreurs courantes

Rédiger une mini-proposition. Entasser tous les détails d'une proposition complète donne un texte illisible. Réservez le plan de travail, le tableau des risques et le cadre logique pour la candidature complète.

Ignorer les limites du formulaire. Dépasser les limites de pages, de mots ou de caractères peut faire écarter une note lors d'un contrôle formel, avant même son évaluation. Travaillez dans les limites dès le premier jet, plutôt que de couper à la fin.

Des activités sans résultats. Une liste d'ateliers et de formations dit ce que vous ferez, pas ce qui changera. Reliez chaque groupe d'activités à un produit ou à un effet formulé.

Un budget qui ne résiste pas à la proposition complète. Les bailleurs qui présélectionnent sur des notes conceptuelles attendent que la candidature complète reste proche de la note. Dans les appels en deux étapes de l'UE, par exemple, la contribution demandée dans la candidature complète ne peut pas s'écarter de l'estimation de la note conceptuelle de plus de 20 %.

Reporter le S&E à plus tard. Les évaluateurs lisent l'absence de paragraphe sur le S&E comme l'absence de plan. Nommez les principaux indicateurs et la personne qui collecte les données, même en trois phrases.

Variations selon le bailleur et l'objet

Appels à propositions en deux étapes. Selon le guide pratique de la Commission européenne pour les actions extérieures (PRAG), les appels à propositions sont par défaut restreints : tous les candidats peuvent y participer, mais seuls ceux qui sont présélectionnés sur la base d'une note conceptuelle sont invités à déposer une candidature complète. Dans les appels ouverts exceptionnels, les candidats soumettent les deux ensemble, et la note conceptuelle est tout de même évaluée en premier, comme étape de présélection. La note conceptuelle suit le formulaire propre à l'appel : les lignes directrices à l'intention des candidats font office de modèle.

Fondations et bailleurs privés. Le premier contact est souvent une lettre d'intention, ou un court document conceptuel, envoyé en l'absence d'appel ouvert. Le site web du bailleur indique lequel il souhaite et précise souvent les limites de pages et si un budget est attendu.

Banques multilatérales. La note conceptuelle de projet de la Banque mondiale relève du cycle de projet propre à la Banque et est rédigée par son équipe de projet. Vérifiez le processus propre à chaque institution.

Approbation interne. Au sein d'une organisation, une note conceptuelle permet de franchir une étape de validation, généralement devant un directeur de programme ou un conseil d'administration. Elle s'appuie sur la cohérence stratégique, la fourchette de coûts et le risque.

Évaluations, études et événements. La note couvre l'objet, les questions auxquelles il faut répondre, l'approche proposée, les utilisateurs des résultats, le calendrier et le coût indicatif. C'est souvent le document qui débouche sur des termes de référence formels.

Dans tous les cas, le critère est le même : un évaluateur qui ne lirait que ces pages pourrait-il décider d'inviter à l'étape suivante ?