Un budget de collecte de données détaille les coûts associés à la collecte de données de suivi et évaluation (S&E), incluant la rémunération des énumérateurs, le transport, les instruments, les appareils, la formation, la supervision et l'assurance qualité. Pour les programmes impliquant la collecte de données primaires, il représente généralement 30 à 50 % du budget total de S&E, et une part encore plus importante pour ceux fortement axés sur les enquêtes.
Éléments couverts par le budget
Un budget de collecte de données crédible doit détailler les postes suivants, plutôt que de présenter un montant forfaitaire unique :
- Rémunération des enquêteurs : calculée sur la base du taux journalier, du nombre de jours de déploiement et du nombre d'enquêteurs. C'est souvent le poste de coût caché le plus important.
- Indemnités journalières, frais de transport et d'hébergement pour les équipes de terrain lors de leurs déplacements.
- Coût des équipements ou des supports : tablettes ou téléphones pour la collecte numérique, impression pour les questionnaires papier. La collecte numérique devient généralement plus rentable à partir du deuxième cycle.
- Pré-test et phase pilote : un poste budgétaire à part entière, et non une dépense accessoire. Prévoyez un à deux jours de phase pilote par instrument.
- Temps des superviseurs de terrain : prévoyez un superviseur pour cinq à huit enquêteurs, incluant leurs propres indemnités journalières et frais de transport.
- Jours de formation des enquêteurs : généralement trois à cinq jours par cycle, rémunérés.
- Traduction des instruments dans les langues locales, y compris la rétro-traduction pour garantir la qualité.
- Abonnement à la plateforme : Kobo, SurveyCTO, CommCare ou équivalent, avec une tarification annuelle ou par soumission.
- Nettoyage des données et contrôles qualité : un poste distinct, qui ne doit pas être intégré au temps du personnel existant.
La budgétisation par cycle
L'estimation se fait par cycle : multipliez la taille de l'échantillon par le coût d'énumération par entretien, puis ajoutez les frais généraux. Pour les études multi-cycles, le budget est mis à l'échelle en fonction du nombre de cycles (par exemple, situation de référence, mi-parcours et fin de projet représentent trois cycles), en déduisant les coûts de configuration partagés. Le développement des instruments, la traduction et la configuration de la plateforme sont des coûts uniques. La formation est partiellement réutilisée, bien qu'une formation de rappel soit nécessaire à chaque nouveau cycle. Le travail de terrain est rémunéré pour chaque cycle.
Une méthode simple consiste à calculer le coût d'un cycle complet de bout en bout, puis à le multiplier par le nombre de cycles et à soustraire les coûts de configuration partagés. Si le coût d'un seul cycle ne peut être clairement établi, le budget n'est pas encore finalisé.
Ordre de grandeur typique
Pour un programme de taille moyenne (environ 5 millions de dollars sur trois ans), les coûts de collecte de données varient généralement entre 150 000 et 400 000 dollars, en fonction de l'intensité des enquêtes. Les programmes incluant des enquêtes de panel trimestrielles auront des coûts plus élevés. Ceux qui se basent sur de petites évaluations annuelles ou qui dépendent principalement de données secondaires auront des coûts plus faibles. Un programme ne réalisant qu'une seule enquête auprès des ménages pour la situation de référence et en fin de projet se situera dans la fourchette basse. En revanche, un programme menant des enquêtes trimestrielles auprès des installations sur 40 sites se situera dans la fourchette haute.
Contexte de la proposition
Le budget de collecte de données est l'élément clé qui permet aux évaluateurs de propositions de vérifier la faisabilité réelle du plan de S&E. Les signaux d'alerte courants incluent : (a) la proposition d'enquêtes de situation de référence, de mi-parcours et de fin de projet avec n=2 000, mais un budget total de 30 000 dollars, insuffisant même pour un seul cycle ; (b) l'absence de poste budgétaire pour la formation des enquêteurs ; (c) l'omission des coûts de supervision pour les équipes de terrain ; (d) l'absence de budget pour la traduction des instruments dans des contextes multilingues. Le budget doit être détaillé par cycle et être cohérent avec l'ensemble des indicateurs. Si le plan de S&E prévoit une enquête trimestrielle auprès des ménages dans 40 villages, le budget doit couvrir quatre cycles de déploiement dans ces 40 villages. Des budgets de collecte de données insuffisants sont l'une des principales causes d'échec des plans de S&E : le plan peut sembler solide, mais si le budget ne suit pas, le travail de terrain est souvent réduit en cours de programme.
Pièges courants
Sous-budgétisation due au calcul du coût d'un seul cycle alors qu'une approche multi-cycles est requise. Les équipes budgétisent souvent un seul cycle de situation de référence et oublient que les cycles de mi-parcours et de fin de projet ont un coût presque équivalent, déduction faite des coûts de configuration uniques. Une conception à trois cycles ne représente pas 1,2 fois le coût d'un seul cycle, mais plutôt 2,3 à 2,6 fois.
Intégrer le budget de collecte de données au budget de dotation en personnel S&E. L'énumération et la supervision sont des coûts d'activité, et non des coûts de personnel. Maintenez ces postes séparés afin que les évaluateurs et les gestionnaires de programme puissent clairement distinguer le coût réel du travail de terrain de celui de l'équipe S&E.
Ressources associées
- Plans de S&E : Le plan que le budget de collecte de données doit financer.
- Plan de dotation en personnel S&E : Le poste budgétaire complémentaire couvrant le coût de l'équipe de S&E.
- Assurance qualité des données : Les activités de vérification incluses dans le budget de collecte.
- Situation de référence : Le premier cycle de collecte, souvent le plus coûteux.