Définition du budget S&E
Le budget de S&E représente la part du budget global d'un programme allouée aux activités de suivi, d'évaluation, d'apprentissage et aux systèmes associés. Il couvre les dépenses liées au personnel S&E, à la collecte et à la gestion des données, aux évaluations externes, à l'analyse, à la rédaction de rapports et aux initiatives d'apprentissage. Les standards du secteur préconisent généralement d'y consacrer 5 à 10 % du budget total du programme. Toutefois, une allocation appropriée doit tenir compte de la complexité du programme et des exigences spécifiques en matière d'évaluation. De nombreux bailleurs de fonds, tels que l'USAID, imposent d'ailleurs explicitement la budgétisation du S&E dès la phase de conception du programme.
Pourquoi un budget S&E dédié est essentiel
Un sous-financement chronique du S&E est l'une des principales causes de la mauvaise qualité des données et d'un apprentissage limité au sein des programmes de développement. Sans budget spécifique, le S&E est souvent relégué au second plan, absorbé par le personnel de programme déjà en charge de la mise en œuvre. Cela conduit à une collecte de données incohérente, des rapports tardifs et des occasions d'apprentissage manquées. Une fonction S&E correctement budgétisée assure la conception et la maintenance des systèmes de suivi, la formation et le soutien des collecteurs de données, une analyse régulière des informations et l'intégration des résultats dans une gestion adaptative. De plus, un S&E sous-financé compromet la redevabilité : les programmes incapables de suivre leurs activités et résultats de manière fiable ne peuvent pas rendre compte de manière crédible à leurs bailleurs de fonds.
Composantes et allocation du budget S&E en pratique
Une répartition courante du budget S&E inclut les postes suivants :
- Personnel S&E : salaires ou honoraires des gestionnaires, coordinateurs S&E et assistants de données (souvent la ligne budgétaire la plus significative) ;
- Collecte de données : coûts des enquêtes, groupes de discussion, visites de terrain (incluant transport, per diem, incitations) ;
- Systèmes de données : logiciels, équipements, plateformes de collecte de données mobiles, hébergement de bases de données ;
- Formation : formation initiale et continue pour les collecteurs de données ;
- Évaluations externes : coûts liés à la commande d'évaluations à mi-parcours et finales ;
- Analyse et rapports : temps de consultant pour l'analyse, la conception et l'impression des rapports ;
- Activités d'apprentissage : ateliers ou échanges visant à diffuser les résultats.
Les programmes de moindre envergure (moins de 10 millions sur 5 ans) peuvent se situer dans la fourchette basse (5 %), tandis que les programmes complexes ou multi-sites peuvent nécessiter jusqu'à 10 %.
Contexte de la proposition
L'adéquation du budget S&E est l'un des éléments les plus scrutés d'une proposition par les évaluateurs des bailleurs de fonds. Un plan de S&E qui paraît solide, mais qui s'accompagne d'un budget S&E à 2 % du budget global du programme, crée un décalage de crédibilité. Pièges courants en proposition : (a) un budget S&E inférieur à 5 % du budget du programme pour des programmes pluriannuels (la fourchette typique se situe entre 5 et 10 % ; les programmes complexes ou à forte composante recherche dépassent ce seuil), (b) le regroupement du temps de personnel S&E dans la gestion du programme plutôt que la ventilation du NE S&E, (c) l'absence de ligne budgétaire pour une évaluation externe alors que le plan d'évaluation engage à recourir à un évaluateur externe, (d) des coûts de collecte de données fondus dans les coûts généraux du programme plutôt que détaillés par cycle, (e) l'absence de coûts technologiques ou de plateforme pour la collecte numérique alors même que la proposition s'y engage. Un budget S&E de proposition solide détaille : le NE du personnel, la collecte de données par cycle, les évaluations (situation de référence, mi-parcours, finale), les cycles d'AQD, les abonnements aux technologies et plateformes, et la diffusion. À combiner avec le plan de dotation S&E et le budget de collecte de données.
Ressources et sujets connexes
- Plans de S&E : Le cadre global pour le suivi, l'évaluation et l'apprentissage.
- Conception de systèmes S&E : Comment structurer un système de S&E efficace.
- Assurance qualité des données (AQD) : Garantir la précision et la fiabilité des données de suivi.