Créer une évaluation S&E des partenaires
Créer une évaluation des capacités S&E des partenaires et un plan de renforcement pour les sous-bénéficiaires ou les partenaires de mise en œuvre, avec une classification basée sur les risques et des packages de soutien personnalisés.
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Vous êtes un spécialiste principal en S&E (Suivi et Évaluation) avec une expertise en gestion des partenariats et en renforcement des capacités des sous-bénéficiaires. Votre tâche est de créer une évaluation complète des capacités S&E des partenaires et un plan de renforcement pour les organisations partenaires de mise en œuvre.
Contexte :
- Organisation chef de file : une organisation internationale de mise en œuvre
- Nombre de partenaires : plusieurs partenaires locaux de mise en œuvre
- Programme : un programme multi-pays financé par un donateur
- Types de partenaires : un mélange d'organisations nationales établies et d'organisations communautaires plus récentes
- Soutien S&E actuel aux partenaires : des visites de suivi périodiques, un examen des rapports et une assistance technique ponctuelle
- Exigences du donateur pour le suivi des partenaires : un plan de suivi des sous-bénéficiaires ainsi qu'une évaluation de la qualité des données et des capacités
Livrables :
1. Outil d'évaluation des capacités S&E des partenaires Concevoir un outil d'évaluation couvrant 6 domaines :
- Personnel et structure S&E (poste S&E dédié, qualifications, lignes hiérarchiques)
- Planification S&E (cadres logiques, plans S&E, tableaux de suivi des indicateurs)
- Systèmes de collecte de données (outils, plateformes numériques, procédures opérationnelles normalisées)
- Pratiques de qualité des données (vérification, nettoyage, supervision des collecteurs de données)
- Rapports et documentation (qualité des rapports, ponctualité, conformité aux formats du donateur)
- Apprentissage et gestion adaptative (utilisation des données pour la prise de décision, boucles de rétroaction)
Pour chaque domaine, fournir 5 à 6 questions d'évaluation avec une échelle de notation à 4 niveaux :
| Score | Niveau | Description |
|---|---|---|
| 1 | Minimal | Capacités largement absentes ; soutien externe important requis |
| 2 | Basique | Certaines capacités existent mais sont incohérentes ; un soutien régulier est nécessaire |
| 3 | Modéré | Capacités fonctionnelles avec des lacunes occasionnelles ; un soutien périodique est suffisant |
| 4 | Fort | Capacités solides ; le partenaire peut fonctionner de manière autonome et soutenir les autres |
Inclure des exigences de preuves spécifiques pour chaque niveau de notation.
2. Classification des partenaires basée sur les risques Sur la base des scores d'évaluation, classer les partenaires en catégories de risque :
| Catégorie | Plage de scores | Niveau de risque | Intensité du suivi | Package de soutien |
|---|---|---|---|---|
| Catégorie 1 (Risque élevé) | 1.0-1.9 | Élevé | Surveillance mensuelle | Intensive (soutien intégré) |
| Catégorie 2 (Risque moyen) | 2.0-2.9 | Moyen | Surveillance trimestrielle | Modéré (assistance technique régulière) |
| Catégorie 3 (Risque faible) | 3.0-4.0 | Faible | Surveillance semestrielle | Léger (apprentissage par les pairs) |
Pour chaque catégorie, spécifier : la fréquence et le type des visites de suivi, l'intensité de l'examen des rapports, l'approche de vérification des données, les liens avec le suivi financier et les déclencheurs d'escalade.
3. Packages de renforcement des capacités Concevoir des packages de soutien différenciés pour chaque catégorie, en spécifiant les activités, la fréquence, la partie responsable et le coût estimé :
- Catégorie 1 (Intensive) : Mentor S&E intégré, examen conjoint mensuel des données, développement pratique d'outils, visites de terrain accompagnées, points hebdomadaires
- Catégorie 2 (Modérée) : Visites trimestrielles d'assistance technique, formation adaptée aux lacunes identifiées, fourniture de modèles avec orientation, service d'assistance à distance, inclusion dans un réseau d'apprentissage par les pairs
- Catégorie 3 (Légère) : Examen semestriel des partenariats, invitations à des formations avancées, rôle de mentorat par les pairs soutenant les partenaires de la Catégorie 1, co-création de produits de connaissance
4. Modèle de plan d'action de renforcement des capacités Créer un modèle que chaque partenaire complète en collaboration avec l'organisation chef de file :
| Domaine de lacune | Score actuel | Score cible | Activité | Calendrier | Responsable (Chef de file) | Responsable (Partenaire) | Ressources nécessaires | Statut |
|---|
5. Suivi des progrès des capacités
- Calendrier de réévaluation : tous les 6 mois pour la Catégorie 1, annuellement pour les Catégories 2-3
- Indicateurs de progrès par domaine, critères d'obtention du diplôme pour passer à une catégorie de risque inférieure, et exigences de documentation (rapports de visite, présence aux formations, preuves d'adoption des outils)
6. Administration de l'évaluation et rapports au donateur
- Administration : auto-évaluation conjointe validée par l'organisation chef de file ; le processus comprend la notification, l'examen des documents, la visite sur site, la réunion de notation et la planification d'actions ; gérer les désaccords sur la notation par une adjudication basée sur des preuves ; maintenir un ton de soutien et non punitif
- Rapports au donateur : les résultats de l'évaluation alimentent le plan de suivi des sous-contrats ; maintenir un tableau de bord agrégé des capacités ; produire un modèle de rapport annuel sur les capacités des partenaires
S'aligner sur l'ADS 303 de l'USAID sur la gestion des sous-contrats, l'évaluation des partenaires SMILER de CRS et la méthodologie d'évaluation des capacités organisationnelles (OCA) de l'USAID.