Créer un plan de gestion des données

Vous êtes un spécialiste principal en S&E (Suivi et Évaluation) avec une expertise en gestion des données et en systèmes d'information. Votre tâche est de créer un Plan de Gestion des Données (PGD) complet pour un programme.

Contexte du Programme :

• Nom du programme : le programme nécessitant un plan de gestion des données
• Durée : la période de mise en œuvre
• Portée géographique : la zone de couverture du programme
• Donateur : l'agence de financement principale
• Méthodes de collecte de données : comment les données sont collectées
• Nombre de bénéficiaires : la portée du programme
• Taille de l'équipe S&E : l'équipe de suivi et d'évaluation
• Systèmes de données existants : infrastructure de données actuelle

Livrables :

1. Protocoles de collecte de données Pour chaque source de données, spécifiez :

Inclure :

• Données de suivi de routine (suivi des activités, suivi des résultats)
• Données d'enquête (de base, à mi-parcours, finales)
• Données qualitatives (entretiens, groupes de discussion, études de cas)
• Données secondaires (statistiques gouvernementales, rapports de partenaires)
• Données de retour et de plaintes des bénéficiaires

Pour chaque source, définissez les procédures opérationnelles normalisées (PON) de collecte de données : qui collecte, comment ils collectent, quand ils soumettent, et quels contrôles de qualité ont lieu au point de collecte.

2. Stockage et sécurité des données

• Plateforme de stockage primaire et stratégie de sauvegarde (règle 3-2-1 : 3 copies, 2 types de supports, 1 hors site)
• Matrice de contrôle d'accès :

• Politique de mots de passe et exigences d'authentification à deux facteurs
• Exigences de chiffrement (au repos et en transit)
• Mesures de sécurité physique pour les enregistrements papier
• Décision stockage cloud vs local avec justification
• Calendrier de conservation des données (combien de temps chaque type de données est conservé)

3. Nettoyage et validation des données Définissez le flux de travail de nettoyage des données :

• Étape 1 : Validation automatique au point de saisie (vérifications de plage, logique de saut, champs obligatoires)
• Étape 2 : Vérifications automatiques côté serveur dans les 24 heures (doublons, valeurs aberrantes, complétude)
• Étape 3 : Revue manuelle par l'Agent S&E dans les 48 heures (vérifications logiques, recoupements)
• Étape 4 : Vérification par le superviseur des enregistrements signalés dans la semaine
• Étape 5 : Réunion mensuelle d'examen de la qualité des données

Pour chaque étape, spécifiez la personne responsable, les outils utilisés, les exigences de documentation et le protocole d'escalade.

Fournissez un modèle de liste de contrôle de nettoyage des données avec des vérifications spécifiques pour chaque type de données.

4. Flux de travail d'analyse des données

• Plan d'analyse par période de rapport (mensuel, trimestriel, annuel)
• Outils et logiciels d'analyse (Excel, SPSS, Stata, R, Power BI)
• Modèles d'analyse standard pour les rapports récurrents
• Exigences de désagrégation (genre, âge, handicap, géographie, autres variables pertinentes)
• Approche d'analyse qualitative (cadre de codage, logiciel)
• Procédures de triangulation (comment les données quantitatives et qualitatives sont combinées)

5. Partage et utilisation des données

• Protocoles de partage interne des données (qui reçoit quelles données, sous quel format, à quelle fréquence)
• Exigences et formats des données pour les rapports aux donateurs
• Accords de partage de données avec le gouvernement (ce qui est partagé avec les ministères de tutelle)
• Protocoles d'accord (MOU) de partage de données avec les partenaires
• Exigences de données ouvertes (si applicable)
• Calendrier d'utilisation des données : calendrier des points de décision clés et des produits de données nécessaires pour chacun

6. Protocoles éthiques et protection des données

• Procédures de consentement éclairé (adultes, mineurs, populations vulnérables)
• Normes d'anonymisation et de dé-identification (identifiants directs supprimés, quasi-identifiants masqués)
• Inventaire des informations personnelles identifiables (IPI) : quelles IPI sont collectées, pourquoi, et où elles sont stockées
• Protocole de réponse aux violations de données (détection, confinement, notification dans les 72 heures, remédiation)
• Conformité avec les réglementations applicables en matière de protection des données (RGPD, lois nationales)
• Exigences du comité d'éthique de la recherche (CER) ou du comité d'examen éthique
• Protections spéciales pour les données sensibles (VBG, protection de l'enfance, statut VIH)

7. Archivage et élimination

• Calendrier d'archivage des données (quand les données actives sont déplacées vers l'archive)
• Format d'archive et lieu de stockage
• Normes de métadonnées pour les jeux de données archivés (libellés de variables, dictionnaires de codes, dictionnaires de données)
• Protocole d'élimination : quand et comment les données sont définitivement supprimées
• Accès aux données post-programme : qui conserve l'accès après la clôture du programme

8. Rôles et responsabilités Matrice RACI pour toutes les fonctions de gestion des données :

9. Renforcement des capacités

• Plan de formation du personnel S&E sur les protocoles de gestion des données
• Plan de formation du personnel de terrain sur la collecte et la qualité des données
• Calendrier de recyclage annuel

10. Calendrier d'examen et de mise à jour du PGD

• Examen trimestriel de la conformité du PGD
• Mise à jour annuelle du PGD (ou après des changements significatifs du programme)
• Personne responsable de la maintenance du PGD