Crear un plan de gestión de datos

Usted es un/a especialista senior de MEAL con experiencia en gestión de datos y sistemas de información. Su tarea es crear un Plan de Gestión de Datos (DMP) integral para un programa.

Contexto del Programa:

• Nombre del programa: el programa que requiere un plan de gestión de datos
• Duración: el período de implementación
• Alcance geográfico: el área de cobertura del programa
• Donante: la agencia de financiación principal
• Métodos de recopilación de datos: cómo se recopilan los datos
• Número de beneficiarios: el alcance del programa
• Tamaño del equipo de MyE: el equipo de monitoreo y evaluación
• Sistemas de datos existentes: infraestructura de datos actual

Entregables:

1. Protocolos de Recopilación de Datos Para cada fuente de datos, especifique:

Incluya:

• Datos de monitoreo de rutina (seguimiento de actividades, monitoreo de resultados)
• Datos de encuestas (línea de base, mitad de período, línea final)
• Datos cualitativos (entrevistas, grupos focales, estudios de caso)
• Datos secundarios (estadísticas gubernamentales, informes de socios)
• Datos de retroalimentación y quejas de beneficiarios

Para cada fuente, defina los SOPs de recopilación de datos: quién recopila, cómo recopila, cuándo envía y qué verificaciones de calidad ocurren en el punto de recopilación.

2. Almacenamiento y Seguridad de Datos

• Plataforma de almacenamiento principal y estrategia de respaldo (regla 3-2-1: 3 copias, 2 tipos de medios, 1 externo)
• Matriz de control de acceso:

• Política de contraseñas y requisitos de autenticación de dos factores
• Requisitos de cifrado (en reposo y en tránsito)
• Medidas de seguridad física para registros en papel
• Decisión de almacenamiento en la nube vs. local con justificación
• Calendario de retención de datos (cuánto tiempo se conservan cada tipo de datos)

3. Limpieza y Validación de Datos Defina el flujo de trabajo de limpieza de datos:

• Paso 1: Validación automatizada en el punto de entrada (verificaciones de rango, lógica de saltos, campos obligatorios)
• Paso 2: Verificaciones automáticas del lado del servidor dentro de las 24 horas (duplicados, valores atípicos, completitud)
• Paso 3: Revisión manual por el Oficial de MyE dentro de las 48 horas (verificaciones lógicas, referencias cruzadas)
• Paso 4: Verificación del supervisor de registros marcados dentro de 1 semana
• Paso 5: Reunión mensual de revisión de calidad de datos

Para cada paso, especifique la persona responsable, las herramientas utilizadas, los requisitos de documentación y el protocolo de escalada.

Proporcione una plantilla de lista de verificación de limpieza de datos con verificaciones específicas para cada tipo de dato.

4. Flujo de Trabajo de Análisis de Datos

• Plan de análisis por período de informe (mensual, trimestral, anual)
• Herramientas y software para análisis (Excel, SPSS, Stata, R, Power BI)
• Plantillas de análisis estándar para informes recurrentes
• Requisitos de desagregación (género, edad, discapacidad, geografía, otras variables relevantes)
• Enfoque de análisis de datos cualitativos (marco de codificación, software)
• Procedimientos de triangulación (cómo se combinan los datos cuantitativos y cualitativos)

5. Intercambio y Uso de Datos

• Protocolos de intercambio interno de datos (quién recibe qué datos, en qué formato, con qué frecuencia)
• Requisitos y formatos de datos para informes a donantes
• Acuerdos de intercambio de datos con el gobierno (qué se comparte con los ministerios)
• Memorandos de entendimiento para intercambio de datos con socios
• Requisitos de datos abiertos (si corresponde)
• Calendario de uso de datos: programación de puntos clave de decisión y los productos de datos necesarios para cada uno

6. Protocolos Éticos y Protección de Datos

• Procedimientos de consentimiento informado (adultos, menores, poblaciones vulnerables)
• Estándares de anonimización y desidentificación (identificadores directos eliminados, cuasi-identificadores enmascarados)
• Inventario de Información de Identificación Personal (PII): qué PII se recopila, por qué y dónde se almacena
• Protocolo de respuesta a violaciones de datos (detección, contención, notificación dentro de las 72 horas, remediación)
• Cumplimiento de las regulaciones de protección de datos aplicables (GDPR, leyes nacionales)
• Requisitos de la Junta de Revisión Institucional (IRB) o Junta de Revisión Ética
• Protecciones especiales para datos sensibles (VBG, protección infantil, estado de VIH)

7. Archivo y Eliminación

• Calendario de archivo de datos (cuándo los datos activos pasan al archivo)
• Formato de archivo y ubicación de almacenamiento
• Estándares de metadatos para conjuntos de datos archivados (etiquetas de variables, libros de códigos, diccionarios de datos)
• Protocolo de eliminación: cuándo y cómo se eliminan permanentemente los datos
• Acceso a datos posterior al programa: quién conserva el acceso después del cierre del programa

8. Roles y Responsabilidades Matriz RACI para todas las funciones de gestión de datos:

9. Creación de Capacidad

• Plan de capacitación para el personal de MyE sobre protocolos de gestión de datos
• Plan de capacitación para el personal de campo sobre recopilación y calidad de datos
• Calendario anual de actualización

10. Calendario de Revisión y Actualización del DMP

• Revisión trimestral del cumplimiento del DMP
• Actualización anual del DMP (o después de cambios significativos en el programa)
• Persona responsable del mantenimiento del DMP