La règle des 5-10 %
La recommandation la plus courante pour le budget S&E est de consacrer 5 à 10 % du budget total du programme. Cependant, cette règle est plus nuancée qu'il n'y paraît.
Ce qu'elle inclut : Le personnel dédié au S&E, la collecte de données (enquêtes, entretiens, visites de terrain), les outils de gestion des données, les évaluations, les rapports, les déplacements liés au suivi et les activités d'apprentissage.
Ce qu'elle exclut souvent : Les consultants en évaluation (parfois budgétisés à part), les coûts technologiques et logiciels, ainsi que le temps des chefs de projet contribuant au S&E.
Quand 5 % suffisent : Pour des programmes simples, avec peu d'indicateurs, une seule zone d'intervention, des systèmes de collecte de données déjà en place et aucune évaluation externe requise.
Quand 10 % ou plus sont nécessaires : Pour des programmes complexes, avec de nombreux indicateurs, plusieurs zones d'intervention, des évaluations externes obligatoires, des enquêtes de situation de référence et d'évaluation finale, et des exigences de désagrégation des données importantes. Les programmes de moins de 500 000 $ requièrent souvent 8 à 12 % car le S&E comporte des coûts fixes qui ne diminuent pas proportionnellement au budget global.
Échelonnement annuel
Les dépenses de S&E ne sont pas réparties uniformément sur la durée d'un programme. La première année est particulièrement intense : vous réalisez une enquête de situation de référence, mettez en place des systèmes de collecte de données, recrutez et formez du personnel, et développez des tableaux de bord. Les années intermédiaires sont moins coûteuses car vous effectuez un suivi de routine grâce aux systèmes existants. La dernière année connaît un nouveau pic d'activité avec l'enquête finale, l'évaluation externe et la phase finale de rapportage.
Voici un guide approximatif pour un programme de 4 ans :
| Année | % du budget total S&E | Activités principales |
|---|---|---|
| Année 1 | 30-35 % | Situation de référence, mise en place du système, recrutement du personnel, développement des outils |
| Année 2 | 15-20 % | Suivi régulier, revues trimestrielles |
| Année 3 | 15-20 % | Suivi régulier, évaluation à mi-parcours (le cas échéant) |
| Année 4 | 30-35 % | Enquête finale, évaluation externe, atelier d'apprentissage final |
Ne divisez pas votre budget S&E en quatre tranches égales en guise de plan. Si votre budget de l'Année 1 ne peut pas couvrir une situation de référence, vous commencerez le programme sans données, et il sera difficile de rattraper ce retard.
Ce qu'attendent les bailleurs
| Bailleur | Recommandations budgétaires S&E |
|---|---|
| USAID | 5-10 % du coût total du programme ; une ligne budgétaire S&E distincte est exigée |
| UE (DG INTPA) | Pas de pourcentage fixe ; les coûts doivent être justifiés dans les notes explicatives du budget |
| FCDO | Généralement 5-10 % ; exige une Théorie du Changement et une évaluation |
| Fonds mondial | 5-10 % recommandé ; inclut les systèmes d'information sanitaire (SIS) |
| ECHO (humanitaire) | Généralement plus bas (3-5 %) en raison des délais courts |
| Fondations privées | Très variable ; certaines prévoient 3 %, d'autres financent 15 % et plus pour l'apprentissage |
Répartition du budget par catégorie
Un budget S&E typique se décompose comme suit :
| Catégorie | % du budget S&E | Ce qu'elle couvre |
|---|---|---|
| Personnel S&E | 35-50 % | Salaires ou Taux d'Effort (TE) de l'Agent/Responsable S&E, opérateurs de saisie, superviseurs d'enquêteurs |
| Collecte de données | 20-30 % | Recrutement et formation des enquêteurs, coûts des enquêtes, animation de groupes de discussion (GDF)/entretiens individuels approfondis (EIA), déplacements, équipements |
| Évaluations | 15-25 % | Honoraires des évaluateurs externes, enquêtes de situation de référence et finales, évaluation à mi-parcours |
| Systèmes et technologies | 5-10 % | Licences pour la collecte de données mobiles, outils de base de données/tableaux de bord, logiciels d'analyse |
| Apprentissage et capitalisation | 5-10 % | Ateliers d'apprentissage, production de rapports, visualisation de données, partage de connaissances |
Estimations des coûts d'évaluation
Utilisez ces estimations lors de l'élaboration de la composante évaluation dans vos plans S&E. Si vous avez besoin d'aide pour choisir la méthodologie d'évaluation appropriée, consultez Comment choisir une méthodologie d'évaluation.
| Type d'évaluation | Fourchette de coûts indicative | Durée | Quand est-elle requise ? |
|---|---|---|---|
| Évaluation rapide | 5 000-15 000 $ | 2-4 semaines | Contexte humanitaire, vérification rapide de programme |
| Évaluation à mi-parcours | 20 000-50 000 $ | 4-8 semaines | À mi-parcours des programmes de 3 ans ou plus |
| Évaluation finale (externe) | 40 000-120 000 $ | 8-16 semaines | À la fin de la plupart des programmes financés par des bailleurs de fonds |
| Évaluation d'impact (quasi-expérimentale) | 80 000-250 000 $ | 6-18 mois | Lorsque des preuves de causalité sont nécessaires, souvent exigée par le bailleur |
| Évaluation d'impact (ECR) | 150 000-500 000 $+ | 2-5 ans | Programmes de recherche, interventions de grande envergure |
| Évaluation thématique | 30 000-80 000 $ | 6-12 semaines | Apprentissage transversal, revues de portefeuille |
Lors de la rédaction des TdR d'évaluation, référez-vous à ces estimations pour établir des attentes réalistes avec votre bailleur et votre équipe d'achat.
Exemples de budgets S&E
Petit programme (500 000 $, 2 ans, un seul pays)
Un programme WASH dans un seul district, ciblant 20 communautés avec la réhabilitation de points d'eau et la promotion de l'hygiène.
| Poste budgétaire | Coût | % du programme |
|---|---|---|
| Agent S&E (50 % de TE, 24 mois) | 18 000 $ | 3,6 % |
| Enquête de situation de référence (200 ménages) | 8 000 $ | 1,6 % |
| Enquête finale (200 ménages) | 8 000 $ | 1,6 % |
| Suivi de routine (visites de terrain trimestrielles) | 4 000 $ | 0,8 % |
| Outils de gestion des données | 2 000 $ | 0,4 % |
| Total S&E | 40 000 $ | 8,0 % |
Remarque : Aucune évaluation externe n'est incluse. Pour un programme de 500 000 $, une évaluation externe ajouterait 25 000-40 000 $ (soit 5-8 % du coût du programme), portant le S&E total à 13-16 %. C'est pourquoi de nombreux petits programmes optent pour une évaluation interne avec une assurance qualité externe.
Programme de taille moyenne (3 M$, 3 ans, 3 districts)
Un programme de moyens de subsistance opérant dans 3 régions, combinant des associations villageoises d'épargne et de crédit avec des services de vulgarisation agricole.
| Poste budgétaire | Coût | % du programme |
|---|---|---|
| Responsable S&E (temps plein, 36 mois) | 72 000 $ | 2,4 % |
| Agent S&E (temps plein, 36 mois) | 36 000 $ | 1,2 % |
| Enquête de situation de référence (600 ménages, groupés) | 25 000 $ | 0,8 % |
| Collecte de données pour l'évaluation à mi-parcours | 15 000 $ | 0,5 % |
| Enquête finale (600 ménages) | 25 000 $ | 0,8 % |
| Évaluation finale externe | 50 000 $ | 1,7 % |
| Suivi régulier (données mensuelles, revues trimestrielles) | 18 000 $ | 0,6 % |
| Systèmes de gestion des données | 8 000 $ | 0,3 % |
| Ateliers d'apprentissage (annuels) | 6 000 $ | 0,2 % |
| Total S&E | 255 000 $ | 8,5 % |
Grand programme (15 M$, 5 ans, multi-pays)
Un programme de résilience multisectoriel opérant dans 3 pays, avec des composantes nutrition, moyens de subsistance et réduction des risques de catastrophe, et une exigence de preuves d'impact rigoureuses.
| Poste budgétaire | Coût | % du programme |
|---|---|---|
| Conseiller S&E Senior (Siège, temps plein, 60 mois) | 180 000 $ | 1,2 % |
| Agents S&E Pays (3 postes, temps plein, 60 mois) | 270 000 $ | 1,8 % |
| Opérateurs de saisie et superviseurs d'enquêteurs (3 pays) | 90 000 $ | 0,6 % |
| Enquête de situation de référence (1 800 ménages, 3 pays) | 75 000 $ | 0,5 % |
| Enquête à mi-parcours (1 800 ménages) | 60 000 $ | 0,4 % |
| Enquête finale (1 800 ménages) | 75 000 $ | 0,5 % |
| Évaluation d'impact (quasi-expérimentale avec groupe comparatif) | 180 000 $ | 1,2 % |
| Évaluation à mi-parcours (externe) | 45 000 $ | 0,3 % |
| Enquêtes annuelles de suivi des résultats (4 cycles) | 80 000 $ | 0,5 % |
| Plateforme de gestion des données (multi-pays) | 30 000 $ | 0,2 % |
| Licences et équipements de collecte de données mobiles | 25 000 $ | 0,2 % |
| Ateliers d'apprentissage (annuels, par pays et global) | 40 000 $ | 0,3 % |
| Déplacements pour le suivi (transfrontalier) | 50 000 $ | 0,3 % |
| Total S&E | 1 200 000 $ | 8,0 % |
À cette échelle, l'évaluation d'impact représente à elle seule 15 % du budget S&E. Si le bailleur exige un ECR plutôt qu'une conception quasi-expérimentale, ajoutez 100 000-200 000 $ et le total pourrait atteindre 9-10 %.
Points de vigilance dans les budgets S&E
Examinez chaque budget S&E pour identifier ces signaux d'alerte avant de le soumettre. Si l'un d'entre eux est présent, le budget sera voué à l'échec lors de la mise en œuvre.
- Absence de ligne budgétaire pour le personnel S&E. Les enquêtes ne se réalisent pas seules, les bases de données ne se gèrent pas d'elles-mêmes. Si le budget prévoit de l'argent pour la collecte de données mais aucune allocation pour une personne chargée de la gestion du système S&E, rien ne fonctionnera correctement.
- Coûts d'évaluation sans situation de référence. Vous ne pouvez pas mesurer le changement sans un point de départ. Si le budget inclut 50 000 $ pour une évaluation finale externe mais 0 $ pour une enquête de situation de référence, l'évaluation n'aura aucun point de comparaison.
- Allocations annuelles uniformes. Une répartition forfaitaire de 25 % par an sur un programme de 4 ans ignore les pics d'activité liés à la situation de référence et à l'enquête finale. Cela signifie presque toujours que l'Année 1 est sous-financée, entraînant la suppression ou le retard de la situation de référence.
- Collecte de données sans budget d'analyse. Collecter des données n'équivaut pas à les utiliser. S'il y a de l'argent pour les enquêteurs mais rien pour l'analyse, la rédaction de rapports ou les ateliers d'apprentissage, vous payez pour générer des fichiers que personne ne consultera. Consultez le guide de référence sur la charge de collecte de données pour estimer des coûts réalistes de collecte avant de figer votre budget.
Que faire si le budget est insuffisant ?
C'est un scénario fréquent : le bailleur exige 25 indicateurs, des rapports trimestriels, une situation de référence, une évaluation à mi-parcours, une enquête finale et une évaluation externe, mais le budget S&E représente seulement 3 % d'un petit programme.
Comment aborder cette discussion :
-
Quantifiez l'écart. « Les activités de S&E décrites dans la proposition nécessitent environ X $. Le budget S&E actuel est de Y $. L'écart s'élève à Z $. »
-
Proposez des compromis, plutôt que des plaintes. « Avec le budget actuel, nous pouvons réaliser A et B, mais pas C. Si C est essentiel, nous devons augmenter le budget S&E de Z $ ou réduire la portée. »
-
Suggérez des alternatives.
- Réduire le nombre d'indicateurs (suivre 12 au lieu de 25)
- Opter pour une évaluation interne avec assurance qualité externe (15 000 $ au lieu de 50 000 $)
- Supprimer l'évaluation à mi-parcours (et investir dans une situation de référence et une évaluation finale robustes)
- Utiliser les données de suivi régulier plutôt que des enquêtes annuelles
- Réduire la couverture géographique de la collecte de données
-
Utilisez la logique du coût par indicateur. « Chaque indicateur coûte environ X $ par an à collecter, nettoyer, analyser et rapporter. Avec 25 indicateurs, cela représente Y $. Avec 12 indicateurs, cela revient à Z $. »
Erreurs fréquentes
Erreur 1 : budgétiser le S&E comme une réflexion de dernière minute. Si le S&E est la dernière ligne budgétaire, il ne reçoit que les fonds restants, ce qui est rarement suffisant. Élaborez le budget S&E en même temps que le budget du programme, et non a posteriori.
Erreur 2 : oublier le temps du personnel. Le coût d'un Agent S&E à 50 % de TE pendant 2 ans est souvent la dépense S&E la plus importante. Si vous budgétisez des enquêtes et des évaluations mais pas de personnel pour gérer le système S&E au quotidien, rien ne fonctionnera correctement.
Erreur 3 : sous-estimer les coûts de collecte de données. Le recrutement et la formation des enquêteurs, le transport, les équipements, les communications et la supervision s'additionnent rapidement. Une enquête auprès de 400 ménages ne coûte pas 2 000 $ ; elle coûte plutôt 8 000-15 000 $ dans la plupart des contextes de pays en développement.
Erreur 4 : pas de budget pour l'apprentissage. La collecte de données sans analyse, réflexion et action est un gaspillage. Prévoyez un budget pour les revues d'apprentissage annuelles, l'analyse des données, la rédaction de rapports et la capitalisation des connaissances. Ce sont ces activités qui transforment les données en décisions éclairées.
Erreur 5 : budgets S&E linéaires d'une année à l'autre. Les coûts de S&E atteignent leur apogée lors de la situation de référence (Année 1) et de l'enquête finale (dernière année). Les années intermédiaires sont moins coûteuses, sauf en cas d'évaluation à mi-parcours. Budgétisez en conséquence, plutôt que de répartir le budget S&E de manière égale sur toutes les années.