La regla del 5-10%
La directriz más citada para el presupuesto de M&E es del 5-10% del presupuesto total del programa. Pero esta regla esconde una complejidad mayor de lo que revela.
Lo que incluye: Tiempo del personal dedicado a M&E, recopilación de datos (encuestas, entrevistas, visitas de campo), sistemas de gestión de datos, evaluaciones, informes, viajes para monitoreo y actividades de aprendizaje.
Lo que a menudo excluye: Consultores de evaluación (a veces presupuestados por separado), costos de tecnología/software y el tiempo del personal de gerencia del programa que contribuye a M&E.
Cuando el 5% es suficiente: Programas simples con pocos indicadores, una única ubicación, sistemas de recopilación de datos establecidos y sin necesidad de evaluación independiente.
Cuando necesita 10% o más: Programas complejos con muchos indicadores, múltiples ubicaciones, evaluaciones externas requeridas, encuestas de línea de base y final, y requisitos significativos de desagregación. Los programas de menos de $500K a menudo necesitan 8-12% porque los costos de M&E tienen un costo fijo mínimo que no se reduce proporcionalmente.
Fases año a año
El gasto en M&E no es constante a lo largo de la vida de un programa. El primer año es intenso: se realiza una encuesta de línea de base, se configuran los sistemas de recopilación de datos, se contrata y capacita al personal, y se desarrollan los paneles de control. Los años intermedios son más ligeros porque se realiza un monitoreo rutinario con los sistemas existentes. El año final vuelve a aumentar con la encuesta final, la evaluación externa y la fase final de elaboración de informes.
Aquí hay una guía aproximada para un programa de 4 años:
| Año | % del presupuesto total de M&E | Actividades clave |
|---|---|---|
| Año 1 | 30-35% | Línea de base, configuración de sistemas, contratación de personal, desarrollo de herramientas |
| Año 2 | 15-20% | Monitoreo rutinario, revisiones trimestrales |
| Año 3 | 15-20% | Monitoreo rutinario, revisión de medio término (si corresponde) |
| Año 4 | 30-35% | Encuesta final, evaluación externa, evento de aprendizaje final |
No divida su presupuesto de M&E en cuatro partes iguales y lo llame un plan. Si su presupuesto del Año 1 no puede cubrir una línea de base, comenzará el programa sin datos y nunca se recuperará.
Lo que dicen los donantes
| Donante | Guía de presupuesto de M&E |
|---|---|
| USAID | 5-10% del costo total del programa; se espera una partida presupuestaria separada para M&E |
| UE (DG INTPA) | No hay un porcentaje fijo; los costos deben justificarse en las notas presupuestarias |
| FCDO | Típicamente 5-10%; se espera una Teoría del Cambio y una evaluación |
| Fondo mundial | Se recomienda 5-10%; incluye sistemas de información de salud |
| ECHO (humanitario) | Generalmente más bajo (3-5%); debido a plazos más cortos |
| Fundaciones privadas | Muy variable; algunas esperan un 3%, otras financian más del 15% para actividades de aprendizaje |
Desglose presupuestario por categoría
Un presupuesto típico de M&E se desglosa de la siguiente manera:
| Categoría | % del presupuesto de M&E | Lo que cubre |
|---|---|---|
| Personal de M&E | 35-50% | Salario o dedicación (LOE) del Oficial/Gerente de M&E, auxiliares de datos, supervisores de encuestadores |
| Recopilación de datos | 20-30% | Contratación y capacitación de encuestadores, costos de encuestas, facilitación de grupos focales (FGD) y entrevistas clave (KII), viajes, dispositivos |
| Evaluaciones | 15-25% | Honorarios de evaluadores externos, encuestas de línea de base y final, revisión de medio término |
| Sistemas y tecnología | 5-10% | Licencias de herramientas de recopilación de datos móviles, bases de datos/paneles de control, software de análisis |
| Aprendizaje y difusión | 5-10% | Eventos de aprendizaje, elaboración de informes, visualización de datos, intercambio de conocimientos |
Rangos de costos de evaluación
Utilice estos rangos al construir el componente de evaluación en sus planes MEL. Si necesita ayuda para seleccionar el tipo de evaluación adecuado, consulte Cómo elegir la metodología de evaluación.
| Tipo de evaluación | Rango de costo típico | Duración | Cuándo se requiere |
|---|---|---|---|
| Evaluación rápida | $5,000-15,000 | 2-4 semanas | Contextos de respuesta humanitaria, verificación rápida de programas |
| Revisión de medio término | $20,000-50,000 | 4-8 semanas | En el punto medio de programas de 3 o más años |
| Evaluación final (externa) | $40,000-120,000 | 8-16 semanas | Al finalizar la mayoría de los programas financiados por donantes |
| Evaluación de impacto (QED) | $80,000-250,000 | 6-18 meses | Cuando se busca evidencia causal o el donante lo exige |
| Evaluación de impacto (RCT) | $150,000-500,000+ | 2-5 años | Programas de investigación, intervenciones a gran escala |
| Evaluación temática | $30,000-80,000 | 6-12 semanas | Para el aprendizaje entre programas, revisiones de cartera |
Al redactar los Términos de Referencia (TdR) de la evaluación, consulte estos rangos para establecer expectativas realistas con su donante y equipo de adquisiciones.
Ejemplos prácticos
Programa pequeño ($500K, 2 años, un solo país)
Un programa WASH en un solo distrito, dirigido a 20 comunidades con rehabilitación de puntos de agua y promoción de la higiene.
| Partida | Costo | % del programa |
|---|---|---|
| Oficial de M&E (50% de dedicación, 24 meses) | $18,000 | 3.6% |
| Encuesta de línea de base (200 hogares) | $8,000 | 1.6% |
| Encuesta final (200 hogares) | $8,000 | 1.6% |
| Monitoreo rutinario (visitas de campo trimestrales) | $4,000 | 0.8% |
| Herramientas de gestión de datos | $2,000 | 0.4% |
| Total M&E | $40,000 | 8.0% |
Nota: No se incluye evaluación externa. Con $500K, una evaluación externa añadiría $25-40K (5-8% del costo del programa), elevando el M&E a 13-16%. Por esta razón, muchos programas pequeños utilizan la evaluación interna con aseguramiento de la calidad externo en su lugar.
Programa mediano ($3M, 3 años, 3 distritos)
Un programa de medios de vida que opera en 3 regiones, combinando asociaciones de ahorro y préstamo comunitarias con servicios de extensión agrícola.
| Partida | Costo | % del programa |
|---|---|---|
| Gerente de M&E (dedicación a tiempo completo, 36 meses) | $72,000 | 2.4% |
| Oficial de M&E (dedicación a tiempo completo, 36 meses) | $36,000 | 1.2% |
| Encuesta de línea de base (600 hogares, muestreo por conglomerados) | $25,000 | 0.8% |
| Recopilación de datos a medio término | $15,000 | 0.5% |
| Encuesta final (600 hogares) | $25,000 | 0.8% |
| Evaluación final externa | $50,000 | 1.7% |
| Monitoreo rutinario (recopilación de datos mensuales, revisiones trimestrales) | $18,000 | 0.6% |
| Sistemas de gestión de datos | $8,000 | 0.3% |
| Eventos de aprendizaje (anuales) | $6,000 | 0.2% |
| Total M&E | $255,000 | 8.5% |
Programa grande ($15M, 5 años, multi-país)
Un programa de resiliencia multisectorial que opera en 3 países, con componentes de nutrición, medios de vida y reducción del riesgo de desastres, y un requisito de evidencia de impacto rigurosa.
| Partida | Costo | % del programa |
|---|---|---|
| Asesor Senior de M&E (Sede, dedicación a tiempo completo, 60 meses) | $180,000 | 1.2% |
| Oficiales de M&E por país (3 personas, dedicación a tiempo completo, 60 meses) | $270,000 | 1.8% |
| Auxiliares de datos y supervisores de encuestadores (en 3 países) | $90,000 | 0.6% |
| Encuesta de línea de base (1,800 hogares en 3 países) | $75,000 | 0.5% |
| Encuesta de medio término (1,800 hogares) | $60,000 | 0.4% |
| Encuesta final (1,800 hogares) | $75,000 | 0.5% |
| Evaluación de impacto (diseño cuasi-experimental con grupo de comparación) | $180,000 | 1.2% |
| Revisión de medio término (externa) | $45,000 | 0.3% |
| Encuestas anuales de monitoreo de resultados (4 rondas) | $80,000 | 0.5% |
| Plataforma de gestión de datos (multipaís) | $30,000 | 0.2% |
| Licencias y dispositivos para la recopilación de datos móviles | $25,000 | 0.2% |
| Eventos de aprendizaje (anuales, por país y global) | $40,000 | 0.3% |
| Viajes para monitoreo (transfronterizos) | $50,000 | 0.3% |
| Total M&E | $1,200,000 | 8.0% |
A esta escala, la evaluación de impacto por sí sola representa el 15% del presupuesto de M&E. Si el donante requiere un RCT en lugar de un diseño cuasi-experimental, añada $100-200K y espere que el total alcance el 9-10%.
Señales de alerta en los presupuestos de M&E
Revise cada presupuesto de M&E en busca de estas señales de alerta antes de enviarlo. Si alguna de ellas está presente, el presupuesto tendrá problemas en la implementación.
- No hay partida presupuestaria para el tiempo del personal de M&E. Las encuestas no se administran solas. Las bases de datos no se mantienen solas. Si el presupuesto tiene dinero para la recopilación de datos pero ninguna asignación para el personal que gestione el sistema de M&E, nada sucederá.
- Costos de evaluación pero sin línea de base. No se puede medir el cambio sin un punto de partida. Si el presupuesto incluye $50K para una evaluación final externa pero $0 para una encuesta de línea de base, la evaluación no tendrá nada con qué comparar.
- Asignaciones anuales iguales. Una asignación fija del 25% por año en un programa de 4 años ignora la realidad de los picos de línea de base y final. Esto casi siempre significa que el Año 1 está subfinanciado y la línea de base se recorta o se pospone.
- Recopilación de datos sin presupuesto de análisis. Recopilar datos no es lo mismo que usar datos. Si hay dinero para encuestadores pero nada para análisis, elaboración de informes o eventos de aprendizaje, está pagando para generar archivos que nadie leerá. Consulte la guía sobre carga de recopilación de datos para estimar costos realistas de recopilación de datos antes de cerrar su presupuesto.
Cuando el presupuesto es demasiado pequeño
Este es el escenario más común. El donante quiere 25 indicadores, informes trimestrales, una línea de base, una línea media, una línea final y una evaluación externa, pero el presupuesto de M&E es el 3% de un programa pequeño.
Cómo tener la conversación:
-
Cuantifique la brecha. "Las actividades de M&E descritas en la propuesta requieren aproximadamente $X. El presupuesto actual de M&E es $Y. La brecha es $Z."
-
Presente compensaciones, no quejas. "Con el presupuesto actual, podemos hacer A y B, pero no C. Si la actividad C es esencial, necesitamos aumentar el presupuesto de M&E en $Z o reducir el alcance de A."
-
Ofrezca alternativas.
- Menos indicadores (monitorear 12 en lugar de 25).
- Evaluación interna con aseguramiento de la calidad externo ($15K en lugar de $50K).
- Omitir la línea de base intermedia (invertir en una línea de base y final sólidas en su lugar).
- Utilizar datos de monitoreo rutinario en lugar de encuestas anuales.
- Reducir la cobertura geográfica de la recopilación de datos.
-
Utilice la lógica de costo por indicador. "Cada indicador cuesta aproximadamente $X por año para recopilar, limpiar, analizar e informar. Con 25 indicadores, eso es $Y. Con 12 indicadores, es $Z."
Errores comunes
Error 1: presupuestar M&E como un elemento secundario. Si M&E es la última partida en el presupuesto, recibe lo que sobra, lo cual rara vez es suficiente. Construya el presupuesto de M&E junto con el presupuesto del programa, no después.
Error 2: olvidar el tiempo del personal. Un Oficial de M&E con un 50% de dedicación durante 2 años es a menudo el costo más grande de M&E. Si presupuesta encuestas y evaluaciones pero no hay personal para gestionar el sistema de M&E día a día, nada funcionará.
Error 3: subestimar los costos de recopilación de datos. La contratación de encuestadores, la capacitación, el transporte, los dispositivos, el tiempo de aire y la supervisión se acumulan rápidamente. Una encuesta de 400 hogares no cuesta $2,000; cuesta $8,000-15,000 en la mayoría de los contextos de países en desarrollo.
Error 4: no hay presupuesto para el aprendizaje. La recopilación de datos sin análisis, reflexión y acción es un desperdicio. Presupueste revisiones anuales de aprendizaje, análisis de datos, elaboración de informes y difusión. Estas actividades son las que convierten los datos en decisiones.
Error 5: presupuestos de M&E planos a lo largo de los años. Los costos de M&E alcanzan su punto máximo durante la línea de base (Año 1) y la encuesta final (año final). Los años intermedios son más bajos a menos que se realice una encuesta de medio término. Presupueste en consecuencia en lugar de dividir el presupuesto de M&E por igual entre los años.