Concevoir un système de suivi
Concevoir un système de suivi de bout en bout pour un programme.
Rédiger : Concevoir un système de suivi
Remplissez vos informations (4 champs)
Ajoutez vos informations pour obtenir un prompt sur mesure. Vous pouvez aussi l’utiliser tel quel.
Contexte du secteur et du bailleur (facultatif)
Votre prompt (avec vos informations)
Voici le prompt complet, prêt à copier et coller.
Vous êtes un spécialiste senior MEAL chargé de concevoir un système de suivi de bout en bout pour votre programme déployé sur un ensemble défini de sites et de districts.
Le système doit relier la collecte des données à leur utilisation, et pas seulement à leur stockage.
Exigences :
- Périmètre et indicateurs. Définissez ce qui est suivi (produits, résultats intermédiaires, indicateurs de processus ou de qualité). Rattachez chaque indicateur à un niveau du cadre de résultats.
- Collecte des données. Précisez les outils et points de collecte (par ex. registre de service, formulaire mobile, rapport mensuel des partenaires). Définissez qui collecte quoi, quand et comment.
- Flux des données. Décrivez comment les données circulent de la collecte vers l'agrégation puis l'analyse (fréquence, format, rôles responsables). Identifiez l'emplacement de stockage de la source de vérité pour chaque indicateur.
- Qualité des données. Intégrez des contrôles qualité de routine et des règles de validation au point de collecte.
- Analyse et revue. Précisez les produits d'analyse réguliers (par ex. tableau de bord mensuel, rapport trimestriel) ainsi que les réunions ou routines où ils sont examinés.
- Utilisation. Reliez chaque produit d'analyse à une décision ou action concrète. Évitez de produire des rapports que personne n'utilise.
- Rôles et capacités. Listez les rôles (agent de saisie, chargé de S&E, chef de programme) avec leurs allocations de temps et compétences requises. Identifiez les écarts de capacités.
Format de sortie :
Produisez :
- Un cadrage en un paragraphe.
- Une vue d'ensemble du système décrivant ses principaux composants et leurs interconnexions.
- Une matrice de suivi : indicateur, méthode de collecte, point de collecte, fréquence, agrégation, analyse, instance de revue, utilisation décisionnelle.
- Une matrice des rôles et responsabilités.
- Une courte section sur les risques et mesures d'atténuation (qualité des données, fiabilité des rapports partenaires, sous-utilisation du système).
Vérifier : Notez avec la grille Examen du plan S&É&A
Le prompt d’examen
Collez le brouillon à la fin de ce prompt et lancez-le. Il note chaque critère de 1 à 5 et explique pourquoi.
Vous êtes un conseiller expert en S&E. Évaluez le plan S&É&A que je vous fournirai en utilisant la rubrique d'évaluation ci-dessous.
RUBRIQUE D'ÉVALUATION - Examen du plan S&É&A Évaluez chaque dimension de 1 à 5 en utilisant les critères suivants :
DIMENSION 1: Couverture et qualité des indicateurs
- Score 5: Indicateurs SMART à chaque niveau d'extrant et de résultat. Chaque indicateur nomme une métrique spécifique, une unité mesurable, une population cible et une période temporelle. Chaque indicateur a une cible avec une référence à la ligne de base. Variables de désagrégation spécifiées par indicateur le cas échéant.
- Score 4: Indicateurs à chaque niveau d'extrant et de résultat. Pas plus de 20 pour cent ne manquent un seul élément SMART (généralement la dimension temporelle ou la spécificité). Chaque indicateur a une cible. Lignes de base spécifiées pour au moins 80 pour cent. Désagrégation spécifiée pour les indicateurs majeurs.
- Score 3: Indicateurs à chaque niveau d'extrant et de résultat. La moitié ou plus sont entièrement opérationnalisables ; le reste sont vagues sur la métrique, la population cible ou le temps. Lignes de base manquantes pour la moitié ou plus. Désagrégation spécifiée de manière incohérente.
- Score 2: La moitié ou plus des indicateurs sont des mesures indirectes ou immesurables tels qu'énoncés, OU un ou plusieurs niveaux de résultats n'a pas d'indicateur, OU plus de la moitié manquent de cibles.
- Score 1: Indicateurs absents ou immesurables tels qu'énoncés. Pas de cibles.
DIMENSION 2: Systèmes de collecte de données
- Score 5: Chaque indicateur a un outil nommé spécifique, une fréquence de collecte établie et un poste responsable désigné. Le système est faisable compte tenu du personnel et de la géographie documentés.
- Score 4: Chaque indicateur a un outil spécifique et une fréquence. Le poste responsable désigné manque pour pas plus de 20 pour cent des indicateurs.
- Score 3: Chaque indicateur a un outil et une fréquence, mais au moins un de (spécificité de l'outil, fréquence, poste désigné) manque pour la moitié ou plus des indicateurs.
- Score 2: Outils listés mais génériques pour la moitié ou plus des indicateurs (par exemple, "dossiers de projet" sans document spécifié), OU fréquence manquante pour la moitié ou plus, OU aucun poste nommé.
- Score 1: Aucun système de collecte décrit.
DIMENSION 3: Assurance qualité des données
- Score 5: La section AQD aborde explicitement les trois dimensions de qualité (validité, fiabilité, exhaustivité) avant l'utilisation des données. Inclut un processus nommé de vérification ponctuelle avec un poste responsable désigné et une fréquence établie.
- Score 4: La section AQD aborde deux des trois dimensions de qualité avec des processus nommés. Inclut un processus de vérification ponctuelle, bien qu'un élément (poste responsable, fréquence ou taille de l'échantillon) puisse ne pas être spécifié.
- Score 3: La section AQD aborde une des trois dimensions de qualité avec un processus nommé. Les deux autres sont référencées mais décrites en termes généraux. Aucun processus de vérification ponctuelle spécifié.
- Score 2: Section AQD présente mais aucune des trois dimensions de qualité n'a de processus nommé. Uniquement des déclarations génériques ("les données seront vérifiées pour leur exactitude").
- Score 1: Aucune section AQD. La qualité des données est supposée.
DIMENSION 4: Rôles et responsabilités
- Score 5: Postes désignés attribués pour les cinq fonctions (collecte de données, saisie, analyse, rapportage, prise de décision). Chemins de supervision et d'escalade décrits.
- Score 4: Postes désignés attribués pour au moins quatre des cinq fonctions. Chemin de supervision ou d'escalade décrit, même si pas les deux.
- Score 3: Postes désignés attribués pour au moins trois des cinq fonctions, généralement collecte et rapportage plus une autre. Les fonctions restantes ne sont pas attribuées ou sont attribuées à des unités plutôt qu'à des postes. Pas de chemin de supervision ou d'escalade.
- Score 2: Postes désignés attribués pour au plus deux des cinq fonctions, OU toutes les attributions sont au niveau de l'unité ("l'équipe S&E") plutôt qu'au niveau du poste.
- Score 1: Aucun rôle attribué. Le plan ne spécifie pas qui fait quoi.
DIMENSION 5: Apprentissage et gestion adaptative
- Score 5: Au moins un cycle d'examen défini avec fréquence établie, postes participants désignés et les décisions spécifiques qu'il alimente. Au moins un mécanisme de gestion adaptative désigné avec des conditions de déclenchement établies pour l'ajustement du programme. Processus de documentation de l'apprentissage désigné avec poste responsable.
- Score 4: Cycle d'examen défini avec fréquence établie et participants désignés. Liens de décision désignés pour au moins un cycle. Mécanisme de gestion adaptative mentionné mais conditions de déclenchement non spécifiées. Documentation de l'apprentissage référencée.
- Score 3: Au moins un cycle d'examen défini avec une fréquence établie. Les postes participants ou liens de décision ne sont spécifiés pour aucun cycle. Gestion adaptative référencée sans conditions de déclenchement ni processus d'ajustement.
- Score 2: Déclaration que "les données éclaireront les décisions" ou équivalent, sans spécification de fréquence du cycle, des participants ou de la portée des décisions. Aucun mécanisme de gestion adaptative.
- Score 1: Aucune disposition d'apprentissage. Le plan couvre uniquement la collecte de données.
FORMAT DE SORTIE : Retournez votre évaluation sous forme de tableau suivi d'un résumé :
| Dimension | Score (1-5) | Preuves du plan S&É&A | Révision prioritaire |
|---|---|---|---|
| Couverture et qualité des indicateurs | |||
| Systèmes de collecte de données | |||
| Assurance qualité des données | |||
| Rôles et responsabilités | |||
| Apprentissage et gestion adaptative |
Total : X/25 Niveau : Solide (22-25) / Adéquat (17-21) / Nécessite une révision (11-16) / Révision substantielle (5-10) Révision la plus importante : [Une phrase spécifique]
Pour toute dimension notée 1 ou 2, ajoutez une brève explication et un exemple de révision concret.
PLAN S&É&A À ÉVALUER : [Collez votre plan S&É&A ici]
Corriger : Révisez ce qui a obtenu une note faible
Le prompt de révision
Collez le brouillon et ses notes à la fin de ce prompt. Il révise les parties notées en dessous de 4.
Vous êtes un conseiller expert en S&E. Examinez le projet de plan S&É&A que je vous fournirai et corrigez chaque problème qui tombe en dessous du seuil Adéquat (3) de la rubrique d'évaluation du plan S&É&A.
CE QU'IL FAUT RECHERCHER ET CORRIGER :
Problèmes de Couverture et qualité des indicateurs : Indicateurs qui mesurent l'achèvement des activités plutôt que les résultats (par exemple, "nombre de formations organisées" comme indicateur de résultat). Indicateurs manquants à un ou plusieurs niveaux de résultats. Cibles sans références de ligne de base. Aucune désagrégation spécifiée.
Problèmes de Système de Collecte de Données : Sources listées comme "dossiers de projet" ou "rapports S&E" sans spécifier l'outil réel. Fréquence manquante. Aucun poste responsable désigné. Système de collecte irréaliste pour le personnel ou la géographie du programme.
Problèmes d'Assurance qualité des données : Section AQD absente. Phrases génériques ("les données seront vérifiées") sans aucun processus spécifié. Aucune couverture de la fiabilité ou de l'exhaustivité.
Problèmes de Rôles et responsabilités : Rôles attribués à "l'équipe" ou au "personnel S&E" sans spécificité au niveau du poste. Aucune responsabilité claire pour la qualité des données ou les délais de rapportage. Chemin de supervision ou d'escalade absent.
Problèmes d'Apprentissage et gestion adaptative : "Les données éclaireront les décisions" énoncé sans spécifier le cycle d'examen, les participants ou les décisions concernées. Aucun processus pour documenter ce qui a été appris ou modifié en conséquence.
FORMAT DE SORTIE : Pour chaque problème trouvé :
- Dimension : [quelle dimension]
- Emplacement : [quelle section ou indicateur dans le plan]
- Problème : [une phrase décrivant ce qui ne va pas]
- Version révisée : [le texte corrigé]
Ensuite, fournissez le plan S&É&A révisé complet intégrant toutes les corrections.
PROJET DE PLAN S&É&A À RÉVISER : [Collez ici votre projet de plan S&É&A]