Cómo calcular el costo de una evaluación, partida por partida

Se valora el trabajo, no un porcentaje

Esta página sirve para valorar una sola evaluación. Parte del trabajo que la evaluación necesita y suma su costo. No parte de una proporción del presupuesto del programa. Para saber qué parte del presupuesto total de un programa reservar para la medición y cuáles son las partidas del plan general, véase presupuesto de M&E y la guía de asignación del presupuesto de M&E. Para los costos de encuestas del monitoreo de rutina, véase presupuesto de recopilación de datos.

Un porcentaje es un tope con el cual contrastar, no una forma de construir un costo. Dos evaluaciones del mismo programa pueden diferir varias veces en costo, porque este depende de las preguntas, el diseño, la muestra, el número de sitios, los idiomas y el equipo. Eso se define primero.

Qué determina el costo

Cinco decisiones explican la mayor parte del precio. Se fijan antes de valorar nada.

Si el diseño aún no está definido, se valoran dos opciones y se muestra la diferencia. Así, quien encarga la evaluación ve qué compra cada decisión.

Las partidas del presupuesto de una evaluación

La mayoría de los presupuestos de evaluación necesitan las partidas de la tabla. Una partida ausente es un vacío que explicar, no un ahorro.

Los costos que no aparecen como partida en efectivo también cuentan. El tiempo del personal del programa que apoya la evaluación, un grupo de referencia de la evaluación y los vehículos prestados por el programa son costos reales. Se registran como aporte en especie, para que quien encarga la evaluación sepa qué aporta el programa.

Cómo valorar una partida

Honorarios. Se estiman los días por fase (informe inicial, recopilación de datos, análisis, informe final) para cada perfil, y se multiplican por la tarifa diaria. La pregunta es quién debe estar presente en cada fase, no cuántas semanas dura el contrato.

Trabajo de campo. Se parte de la muestra: las personas por encuestar divididas entre las entrevistas por encuestador al día dan los días de encuestador. Se añaden los días de capacitación y de prueba piloto, y los días de revisita cuando las personas no están en casa. Los supervisores se valoran aparte y no deben aparecer también como encuestadores.

Cantidades y costos unitarios. La cantidad y el costo unitario se escriben en columnas separadas, para que cualquiera pueda cambiar uno u otro. Una partida con un solo total no se puede verificar.

Tarifas. Se usan tarifas locales para el personal nacional y los viajes. Se indican la moneda y la fecha de las tarifas.

Pasos para armar el presupuesto

1. Enumerar las preguntas de evaluación y los métodos que las responden.
2. Fijar la muestra, los sitios y los idiomas.
3. Calcular los días de honorarios de cada perfil y fase.
4. Calcular los días de campo a partir de la muestra.
5. Valorar cada partida con una cantidad y un costo unitario.
6. Añadir las partidas que se olvidan con facilidad: capacitación, prueba piloto, traducción, transcripción, accesibilidad y aseguramiento de la calidad.
7. Añadir los imprevistos como una proporción declarada.
8. Revisar que no haya doble conteo, por ejemplo personal que figure a la vez en las partidas de honorarios y en las de campo.
9. Comparar el total con el dinero disponible y con las ofertas, y explicar las diferencias.

Ejemplo resuelto: evaluación final de Healthy Futures

Healthy Futures es un programa ficticio de nutrición infantil. Su evaluación final usa una encuesta a 600 hogares, nueve grupos focales y un taller de validación. Todas las cifras son inventadas para mostrar el método y están en dólares estadounidenses.

Los honorarios suman 31,250 de los 48,235 del subtotal, cerca de 65%. El 10% de imprevistos es una decisión tomada para este ejemplo, no una norma.

Verificaciones. Los 600 hogares exigen 12 encuestadores durante 12 días de campo, con 4 a 5 entrevistas por encuestador al día; 12 x 12 x 4,2 da cerca de 600. Los encuestadores se cuentan una sola vez, en las partidas de la encuesta, y no de nuevo en las de honorarios. Cada una de las 15 personas en campo recibe viáticos por 12 días. Los días de capacitación y de piloto se pagan, pero no llevan viáticos, porque se realizan en la sede base.

Cuando el precio supera el dinero disponible

Si el total supera el presupuesto, el alcance se cambia de forma abierta. No se eliminan partidas de calidad en silencio. En orden aproximado, de lo que menos perjudica a lo que más:

• Reducir el número de preguntas de evaluación.
• Reducir la muestra e informar la precisión que resulta.
• Reducir el número de sitios e indicar cuáles quedan fuera.
• Usar datos existentes del programa para algunos indicadores.
• Realizar menos grupos focales o entrevistas.

Se conservan la capacitación, la prueba piloto y el aseguramiento de la calidad. Recortarlos ahorra poco y el costo reaparece en datos inutilizables. El alcance y el precio se incluyen juntos en los términos de referencia, para que las ofertas valoren el mismo trabajo.

Errores comunes

• Partir de un porcentaje del presupuesto del programa y trabajar hacia atrás.
• Valorar los días de honorarios según la duración del contrato y no según el trabajo.
• Olvidar los costos de capacitación, prueba piloto, traducción, transcripción y accesibilidad.
• Contar a los encuestadores en las partidas de campo y en las de honorarios.
• Presentar solo totales, de modo que nadie pueda verificar ni cambiar una partida.
• Omitir los imprevistos y luego absorber los sobrecostos recortando la calidad.