Rédiger la section S&E d'une proposition : le guide complet

1. Théorie du Changement ou cadre de résultats

Débutez par la logique du programme. L'évaluateur doit percevoir que vous maîtrisez comment vos activités génèrent le changement, et pas seulement ce que vous comptez faire.

Si le bailleur de fonds requiert une Théorie du Changement : élaborez un récit d'un ou deux paragraphes qui synthétise la chaîne causale, des activités aux résultats et à l'impact, en incluant les hypothèses fondamentales. Joignez un diagramme de la Théorie du Changement d'une page en annexe. Évitez d'intégrer un schéma trop complexe directement dans le corps du texte.

Si le bailleur de fonds demande un cadre logique ou un cadre de résultats : commencez par le construire, puis articulez le récit autour de celui-ci. Le récit doit expliciter la logique sous-jacente au cadre, et non se contenter de le décrire. Par exemple, « Notre cadre de résultats comporte trois résultats » est une simple description. En revanche, « Nous anticipons que le renforcement des compétences des agents de santé communautaires (Produit 1) entraînera une augmentation des taux d'orientation (Résultat 1), car les ASC formés seront mieux à même d'identifier les signes de danger lors des visites à domicile » constitue une véritable explication.

Consultez le guide de référence sur la théorie du changement pour structurer cette section avant de commencer la rédaction. Un cadre bien conçu vous fera gagner un temps précieux pour toutes les sections subséquentes.

Pour en savoir plus sur le choix entre ces cadres, consultez Cadre logique vs Théorie du Changement.

2. Tableau d'indicateurs

C'est la section que les évaluateurs consultent en premier. Un tableau d'indicateurs solide comprend :

Règles générales :

• 1 à 3 indicateurs par résultat, 1 à 2 par produit. Si vous avez 30 indicateurs pour un programme d'un million de dollars, vous en avez trop. Voir Indicateur vs Cible vs Jalon.
• Chaque indicateur doit être SMART. Vérifiez les vôtres avec le avant de soumettre.
• Si vous n'avez pas encore de données de référence, dites-le. "Situation de référence à déterminer : à établir lors de l'enquête de référence de la phase de démarrage" est honnête et attendu. Inventer un chiffre de référence est pire que de le laisser vide.
• Incluez au moins un indicateur de niveau de résultat par résultat. Un tableau ne contenant que des indicateurs de produit est un signal d'alarme : cela révèle que l'équipe se concentre sur l'activité plutôt que sur le changement réel.

3. Plan de collecte de données

Expliquez comment vous collecterez les données promises par votre tableau d'indicateurs. Les évaluateurs vérifient si votre plan de collecte de données est réaliste compte tenu de votre budget et de votre calendrier.

Pour chaque activité majeure de collecte de données, spécifiez :

• Méthode : Enquête auprès des ménages, entretiens avec des informateurs clés, groupes de discussion, registres d'installations, observation, données administratives
• Échantillon : Combien de répondants, et comment seront-ils sélectionnés (échantillonnage probabiliste pour les enquêtes, intentionnel pour les études qualitatives). Référez-vous à votre approche d'échantillonnage si la proposition le permet.
• Fréquence : Situation de référence, à mi-parcours (si applicable), et évaluation finale. Précisez également la fréquence du suivi de routine (mensuel, trimestriel).
• Outils : Nommez les instruments (questionnaire ménage, guide EIC, protocole GD). Mentionnez la plateforme si pertinente (KoboToolbox, ODK).
• Assurance qualité : Décrivez comment vous garantirez la qualité des données (formation des enquêteurs, supervision, vérifications a posteriori, protocoles de nettoyage des données).

Une erreur fréquente : promettre des activités de collecte de données que le budget ne peut pas couvrir. Si votre tableau d'indicateurs inclut 20 indicateurs nécessitant une enquête auprès de 400 ménages pour la situation de référence, l'évaluation à mi-parcours et l'évaluation finale, votre budget S&E doit impérativement prévoir trois cycles de collecte de données sur le terrain. Vérifiez attentivement les calculs avant de vous engager.

4. Plan d'évaluation

Indiquez quelles évaluations vous réaliserez, quand et qui les réalisera. Au minimum, abordez :

• Type : Examen à mi-parcours, évaluation finale, évaluation d'impact. Voir Comment choisir une méthodologie d'évaluation.
• Calendrier : Quand chaque évaluation aura lieu par rapport au calendrier du programme.
• Interne ou externe : Précisez si les évaluations seront menées par le personnel du programme, des consultants externes ou une combinaison des deux. Les évaluations finales des programmes financés par des bailleurs de fonds sont, dans la quasi-totalité des cas, externes.
• Aperçu méthodologique : Il n'est pas nécessaire de concevoir l'évaluation complète dans la proposition, mais vous devez exposer l'approche générale (quasi-expérimentale, basée sur la Théorie du Changement, méthodes mixtes) et justifier sa pertinence.
• Budget : Les coûts d'évaluation sont souvent le poste budgétaire S&E le plus important. Incluez une estimation réaliste. Voir Allocation budgétaire S&E pour les fourchettes typiques.

N'écrivez pas "une évaluation sera menée à la fin du programme". Cela ne dit rien à l'évaluateur. Écrivez "une évaluation finale externe à méthodes mixtes sera menée au cours de l'avant-dernier trimestre, en utilisant une conception quasi-expérimentale avec un groupe de comparaison apparié pour évaluer le changement au niveau des résultats par rapport aux valeurs de référence."

5. Personnel S&E

Nommez les rôles, pas seulement les postes. L'évaluateur veut savoir :

• Qui est responsable du S&E au quotidien ? Un(e) Chargé(e) de S&E, un(e) Responsable S&E ou un(e) Conseiller(ère) SEL. Indiquez leur niveau d'effort (temps plein, 50 % ETP, etc.).
• Qui gère la collecte de données ? Le/la Chargé(e) de S&E assure généralement la coordination, mais les équipes de terrain, les enquêteurs et les gestionnaires de données doivent être inclus dans la planification.
• Qui effectue l'analyse et le rapportage ? Si le/la Chargé(e) de S&E rédige des rapports trimestriels mais manque de compétences en analyse, les données risquent de ne pas être exploitées. Précisez si un soutien à l'analyse est envisagé.
• Qui examine la qualité du S&E ? Y a-t-il une personne S&E senior au siège ou un conseiller technique qui assure l'assurance qualité ?

Pour un projet de 500 000 $ sur 2 ans, un(e) Chargé(e) de S&E à 50-100 % d'ETP est typique. Pour un programme multi-sites de 5 millions de dollars sur 4 ans, attendez-vous à un(e) Responsable S&E plus 1 à 2 Chargé(e)s de S&E plus des commis aux données. Le sous-effectif en S&E est le moyen le plus rapide de transformer votre tableau d'indicateurs en une simple fiction.

6. Budget S&E

Incluez un budget S&E séparé ou une ligne S&E clairement identifiable dans le budget global. L'allocation standard est de 5 à 10 % du coût total du programme, mais le bon chiffre dépend de ce que vous avez promis dans les sections ci-dessus.

Postes budgétaires courants :

Le test décisif : Calculez le coût total de votre plan de collecte de données et de votre plan d'évaluation. Ajoutez-y le temps du personnel S&E, ainsi que les systèmes et les activités d'apprentissage. Si le total excède votre ligne budgétaire S&E, vous devrez soit réduire les activités, soit augmenter le budget. Ne soumettez jamais une proposition où la section S&E promet plus que ce que le budget ne peut réellement financer. Les évaluateurs sont très attentifs à ce point.

Pour des exemples concrets avec des chiffres spécifiques, consultez Allocation budgétaire S&E.

7. Plan d'apprentissage et d'utilisation

C'est la section que la plupart des propositions négligent, et pourtant celle qui distingue les sections S&E solides des sections génériques. Expliquez comment les preuves seront concrètement exploitées :

• Apprentissage interne : Comment les données de suivi éclaireront-elles les décisions du programme ? Par des réunions d'examen trimestrielles ? Des protocoles de gestion adaptative ? Des journaux de décision ?
• Rétroaction des parties prenantes : Comment les bénéficiaires et les communautés prendront-ils connaissance des résultats et fourniront-ils leurs commentaires ? Quels mécanismes de rétroaction seront mis en place (fiches d'évaluation communautaires, partage public des données, etc.) ?
• Rapportage au bailleur de fonds : Quels types de rapports, à quelle fréquence et sous quel format ?
• Partage des connaissances : Comment les enseignements tirés seront-ils diffusés auprès du secteur au sens large ? Via des présentations lors de conférences, des notes d'apprentissage, des publications ?

Même deux phrases sur l'apprentissage sont préférables à l'absence totale de mention. Mais si vous pouvez décrire un mécanisme spécifique, comme des « réunions trimestrielles d'examen des données où les équipes de terrain présentent les tendances des indicateurs, discutent des écarts par rapport aux cibles et conviennent des ajustements du plan de travail », cela indique clairement que votre équipe utilise concrètement les preuves, au lieu de se contenter de les collecter.