Fait partie du centre S&E dans les propositions. Pour les flux de travail IA, un glossaire et des guides de décision connexes, commencez par le centre.
À qui s'adresse cette page
Vous êtes en pleine rédaction d'une proposition, la date limite approche à grands pas. L'équipe de programme vous a transmis une ébauche de l'approche technique, et il vous incombe désormais de concevoir la section S&E, SEL ou SEAP. Cette page est votre guide pour savoir quoi inclure, comment structurer cette section et quelles sont les erreurs courantes qui peuvent faire chuter votre note ou entraîner le rejet de votre proposition.
Ce guide ne se penche pas sur la théorie du S&E, mais se concentre sur la rédaction d'un livrable précis, souvent sous la contrainte d'un délai serré.
Les 7 composantes
Toute section S&E crédible d'une proposition contient ces composantes. L'ordre et l'accent dépendent du modèle du bailleur de fonds, mais le contenu est universel.
1. Théorie du Changement ou cadre de résultats
Débutez par la logique du programme. L'évaluateur doit percevoir que vous maîtrisez comment vos activités génèrent le changement, et pas seulement ce que vous comptez faire.
Si le bailleur de fonds requiert une Théorie du Changement : élaborez un récit d'un ou deux paragraphes qui synthétise la chaîne causale, des activités aux résultats et à l'impact, en incluant les hypothèses fondamentales. Joignez un diagramme de la Théorie du Changement d'une page en annexe. Évitez d'intégrer un schéma trop complexe directement dans le corps du texte.
Si le bailleur de fonds demande un cadre logique ou un cadre de résultats : commencez par le construire, puis articulez le récit autour de celui-ci. Le récit doit expliciter la logique sous-jacente au cadre, et non se contenter de le décrire. Par exemple, « Notre cadre de résultats comporte trois résultats » est une simple description. En revanche, « Nous anticipons que le renforcement des compétences des agents de santé communautaires (Produit 1) entraînera une augmentation des taux d'orientation (Résultat 1), car les ASC formés seront mieux à même d'identifier les signes de danger lors des visites à domicile » constitue une véritable explication.
Consultez le guide de référence sur la théorie du changement pour structurer cette section avant de commencer la rédaction. Un cadre bien conçu vous fera gagner un temps précieux pour toutes les sections subséquentes.
Pour en savoir plus sur le choix entre ces cadres, consultez Cadre logique vs Théorie du Changement.
2. Tableau d'indicateurs
C'est la section que les évaluateurs consultent en premier. Un tableau d'indicateurs solide comprend :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Niveau de résultat | Objectif, Résultat, Produit (correspondant à votre cadre) |
| Énoncé du résultat | Le changement attendu, clairement énoncé |
| Indicateur | Comment vous mesurerez ce changement |
| Situation de référence | Valeur actuelle (ou "À déterminer, à collecter lors de la phase de démarrage") |
| Cible | Ce que vous visez à atteindre et pour quand |
| Source de données | D'où proviennent les données |
| Fréquence | À quelle fréquence vous les collectez |
| Responsable | Qui les collecte et les rapporte |
Règles générales :
- 1 à 3 indicateurs par résultat, 1 à 2 par produit. Si vous avez 30 indicateurs pour un programme d'un million de dollars, vous en avez trop. Voir Indicateur vs Cible vs Jalon.
- Chaque indicateur doit être SMART. Vérifiez les vôtres avec le Vérificateur d'indicateurs SMART avant de soumettre.
- Si vous n'avez pas encore de données de référence, dites-le. "Situation de référence à déterminer : à établir lors de l'enquête de référence de la phase de démarrage" est honnête et attendu. Inventer un chiffre de référence est pire que de le laisser vide.
- Incluez au moins un indicateur de niveau de résultat par résultat. Un tableau ne contenant que des indicateurs de produit est un signal d'alarme : cela révèle que l'équipe se concentre sur l'activité plutôt que sur le changement réel.
3. Plan de collecte de données
Expliquez comment vous collecterez les données promises par votre tableau d'indicateurs. Les évaluateurs vérifient si votre plan de collecte de données est réaliste compte tenu de votre budget et de votre calendrier.
Pour chaque activité majeure de collecte de données, spécifiez :
- Méthode : Enquête auprès des ménages, entretiens avec des informateurs clés, groupes de discussion, registres d'installations, observation, données administratives
- Échantillon : Combien de répondants, et comment seront-ils sélectionnés (échantillonnage probabiliste pour les enquêtes, intentionnel pour les études qualitatives). Référez-vous à votre approche d'échantillonnage si la proposition le permet.
- Fréquence : Situation de référence, à mi-parcours (si applicable), et évaluation finale. Précisez également la fréquence du suivi de routine (mensuel, trimestriel).
- Outils : Nommez les instruments (questionnaire ménage, guide EIC, protocole GD). Mentionnez la plateforme si pertinente (KoboToolbox, ODK).
- Assurance qualité : Décrivez comment vous garantirez la qualité des données (formation des enquêteurs, supervision, vérifications a posteriori, protocoles de nettoyage des données).
Une erreur fréquente : promettre des activités de collecte de données que le budget ne peut pas couvrir. Si votre tableau d'indicateurs inclut 20 indicateurs nécessitant une enquête auprès de 400 ménages pour la situation de référence, l'évaluation à mi-parcours et l'évaluation finale, votre budget S&E doit impérativement prévoir trois cycles de collecte de données sur le terrain. Vérifiez attentivement les calculs avant de vous engager.
4. Plan d'évaluation
Indiquez quelles évaluations vous réaliserez, quand et qui les réalisera. Au minimum, abordez :
- Type : Examen à mi-parcours, évaluation finale, évaluation d'impact. Voir Comment choisir une méthodologie d'évaluation.
- Calendrier : Quand chaque évaluation aura lieu par rapport au calendrier du programme.
- Interne ou externe : Précisez si les évaluations seront menées par le personnel du programme, des consultants externes ou une combinaison des deux. Les évaluations finales des programmes financés par des bailleurs de fonds sont, dans la quasi-totalité des cas, externes.
- Aperçu méthodologique : Il n'est pas nécessaire de concevoir l'évaluation complète dans la proposition, mais vous devez exposer l'approche générale (quasi-expérimentale, basée sur la Théorie du Changement, méthodes mixtes) et justifier sa pertinence.
- Budget : Les coûts d'évaluation sont souvent le poste budgétaire S&E le plus important. Incluez une estimation réaliste. Voir Allocation budgétaire S&E pour les fourchettes typiques.
N'écrivez pas "une évaluation sera menée à la fin du programme". Cela ne dit rien à l'évaluateur. Écrivez "une évaluation finale externe à méthodes mixtes sera menée au cours de l'avant-dernier trimestre, en utilisant une conception quasi-expérimentale avec un groupe de comparaison apparié pour évaluer le changement au niveau des résultats par rapport aux valeurs de référence."
5. Personnel S&E
Nommez les rôles, pas seulement les postes. L'évaluateur veut savoir :
- Qui est responsable du S&E au quotidien ? Un(e) Chargé(e) de S&E, un(e) Responsable S&E ou un(e) Conseiller(ère) SEL. Indiquez leur niveau d'effort (temps plein, 50 % ETP, etc.).
- Qui gère la collecte de données ? Le/la Chargé(e) de S&E assure généralement la coordination, mais les équipes de terrain, les enquêteurs et les gestionnaires de données doivent être inclus dans la planification.
- Qui effectue l'analyse et le rapportage ? Si le/la Chargé(e) de S&E rédige des rapports trimestriels mais manque de compétences en analyse, les données risquent de ne pas être exploitées. Précisez si un soutien à l'analyse est envisagé.
- Qui examine la qualité du S&E ? Y a-t-il une personne S&E senior au siège ou un conseiller technique qui assure l'assurance qualité ?
Pour un projet de 500 000 $ sur 2 ans, un(e) Chargé(e) de S&E à 50-100 % d'ETP est typique. Pour un programme multi-sites de 5 millions de dollars sur 4 ans, attendez-vous à un(e) Responsable S&E plus 1 à 2 Chargé(e)s de S&E plus des commis aux données. Le sous-effectif en S&E est le moyen le plus rapide de transformer votre tableau d'indicateurs en une simple fiction.
6. Budget S&E
Incluez un budget S&E séparé ou une ligne S&E clairement identifiable dans le budget global. L'allocation standard est de 5 à 10 % du coût total du programme, mais le bon chiffre dépend de ce que vous avez promis dans les sections ci-dessus.
Postes budgétaires courants :
| Catégorie | % typique du budget S&E |
|---|---|
| Personnel S&E (salaires/ETP) | 35-50% |
| Collecte de données (enquêtes, enquêteurs, outils) | 20-30% |
| Évaluations (consultants externes) | 15-25% |
| Systèmes et technologie | 5-10% |
| Apprentissage et diffusion | 5-10% |
Le test décisif : Calculez le coût total de votre plan de collecte de données et de votre plan d'évaluation. Ajoutez-y le temps du personnel S&E, ainsi que les systèmes et les activités d'apprentissage. Si le total excède votre ligne budgétaire S&E, vous devrez soit réduire les activités, soit augmenter le budget. Ne soumettez jamais une proposition où la section S&E promet plus que ce que le budget ne peut réellement financer. Les évaluateurs sont très attentifs à ce point.
Pour des exemples concrets avec des chiffres spécifiques, consultez Allocation budgétaire S&E.
7. Plan d'apprentissage et d'utilisation
C'est la section que la plupart des propositions négligent, et pourtant celle qui distingue les sections S&E solides des sections génériques. Expliquez comment les preuves seront concrètement exploitées :
- Apprentissage interne : Comment les données de suivi éclaireront-elles les décisions du programme ? Par des réunions d'examen trimestrielles ? Des protocoles de gestion adaptative ? Des journaux de décision ?
- Rétroaction des parties prenantes : Comment les bénéficiaires et les communautés prendront-ils connaissance des résultats et fourniront-ils leurs commentaires ? Quels mécanismes de rétroaction seront mis en place (fiches d'évaluation communautaires, partage public des données, etc.) ?
- Rapportage au bailleur de fonds : Quels types de rapports, à quelle fréquence et sous quel format ?
- Partage des connaissances : Comment les enseignements tirés seront-ils diffusés auprès du secteur au sens large ? Via des présentations lors de conférences, des notes d'apprentissage, des publications ?
Même deux phrases sur l'apprentissage sont préférables à l'absence totale de mention. Mais si vous pouvez décrire un mécanisme spécifique, comme des « réunions trimestrielles d'examen des données où les équipes de terrain présentent les tendances des indicateurs, discutent des écarts par rapport aux cibles et conviennent des ajustements du plan de travail », cela indique clairement que votre équipe utilise concrètement les preuves, au lieu de se contenter de les collecter.
Liste de contrôle : avant de soumettre
Utilisez ceci comme une vérification de qualité finale avant l'envoi de la proposition.
- La Théorie du Changement ou le cadre de résultats est présent et clairement lié à l'approche technique
- Le tableau d'indicateurs contient des indicateurs SMART avec des situations de référence (ou "À déterminer"), des cibles, des sources de données et une fréquence
- Au moins un indicateur de niveau de résultat par résultat (pas seulement des produits)
- Le plan de collecte de données spécifie les méthodes, les tailles d'échantillon, la fréquence et les outils
- Le plan d'évaluation indique le type, le calendrier, le caractère interne/externe et la méthodologie générale
- Le personnel S&E est nommé avec les pourcentages d'ETP
- Le budget S&E est réaliste et couvre ce que le récit promet
- Le plan d'apprentissage/d'utilisation explique comment les preuves éclaireront les décisions
- La section S&E est cohérente avec l'approche technique (mêmes résultats, même logique)
- Pas d'artefacts de copier-coller d'une proposition précédente (vérifier les noms de programme, les dates, les indicateurs)
Erreurs courantes
Erreur 1 : intégrer le S&E après la conception du programme. Si la section S&E semble avoir été rédigée par une équipe différente de celle de l'approche technique, les évaluateurs le remarquent. Le cadre S&E doit découler directement de la logique du programme. Si la section technique décrit trois voies de changement, la section S&E doit mesurer les progrès le long de ces trois voies, et non le long de cinq voies différentes.
Erreur 2 : trop d'indicateurs. Un cadre logique de 15 indicateurs pour un programme d'un million de dollars est gérable. Un cadre logique de 40 indicateurs est une promesse que vous ne tiendrez pas. Chaque indicateur coûte de l'argent à collecter, analyser et rapporter. Plus n'est pas mieux. Supprimez sans pitié tout indicateur dont vous ne pouvez pas expliquer la valeur décisionnelle.
Erreur 3 : pas d'indicateurs de résultat. Si chaque indicateur de votre tableau est un produit ("nombre de formations dispensées", "nombre de bénéficiaires atteints"), l'évaluateur y verra un programme qui se contente de suivre l'activité, sans mesurer le changement réel. Vous devez inclure des indicateurs qui mesurent si les produits ont conduit aux résultats que vous avez déclarés.
Erreur 4 : Un budget S&E irréaliste face aux promesses. Promettre une enquête de référence, une évaluation à mi-parcours, une évaluation finale et une évaluation externe avec 3 % d'un budget de 500 000 $ représente 15 000 $. Cela ne couvre même pas un seul cycle d'enquête. Soit réduisez ce que vous promettez, soit plaidez pour une allocation S&E plus importante.
Erreur 5 : Le copier-coller d'une proposition antérieure. Les évaluateurs ont vu des centaines de propositions. Ils reconnaissent les sections S&E recyclées. Les indicateurs font référence à un pays différent, la Théorie du Changement ne correspond pas à l'approche technique, le plan d'évaluation mentionne une "Phase 2" qui n'existe pas. Personnalisez chaque section pour le programme spécifique.
Erreur 6 : Un plan d'évaluation trop vague. "Une évaluation sera menée" n'est pas un plan. Spécifiez le type, le calendrier, la méthodologie, qui la mène et comment les résultats seront utilisés. Si vous ne connaissez pas encore la conception exacte, décrivez l'approche : "Une évaluation finale à méthodes mixtes évaluera l'atteinte des résultats par rapport aux valeurs de référence, en utilisant des enquêtes auprès des ménages et des entretiens avec des informateurs clés."
S&E de proposition par taille de programme
La profondeur et la complexité de votre section S&E doivent correspondre au programme.
| Taille du programme | Longueur de la section S&E | Différences clés |
|---|---|---|
| Moins de 500 000 $, 1-2 ans | 3-4 pages | Cadre logique simple (8-12 indicateurs), situation de référence + évaluation finale uniquement, suivi interne, évaluation externe facultative. Chargé(e) de S&E à 50 % d'ETP. |
| 500 000 $ - 3 M$, 2-4 ans | 4-6 pages | Cadre logique complet (12-18 indicateurs), situation de référence + évaluation finale + possible évaluation à mi-parcours, suivi trimestriel, évaluation finale externe. Chargé(e) de S&E à temps plein. |
| 3 M$ - 10 M$, 3-5 ans | 6-8 pages + annexes | Théorie du Changement + cadre logique + fiches de référence des indicateurs (annexe), situation de référence + évaluation à mi-parcours + évaluation finale, suivi trimestriel des résultats, examen externe à mi-parcours + évaluation finale. Responsable S&E + Chargé(e)s de S&E. |
| Plus de 10 M$, multi-pays | 8-12 pages + annexes | Cadre SEL complet avec cadres logiques par pays, indicateurs harmonisés, évaluation d'impact (quasi-expérimentale ou expérimentale), équipe S&E dédiée par pays, programme d'apprentissage, enquêtes annuelles sur les résultats. |
Ressources connexes
Pour construire les cadres mentionnés ci-dessus, consultez le guide de référence sur la théorie du changement pour structurer votre Théorie du Changement ou votre cadre de résultats, et vérifiez vos indicateurs avec le Vérificateur d'indicateurs SMART avant de finaliser le tableau d'indicateurs. L'évaluation de la Préparation à l'évaluation peut vous aider à déterminer quelle approche d'évaluation est réaliste pour la taille et le calendrier de votre programme.