Cómo sumar indicadores de varios proyectos sin contar dos veces

Cuándo se pueden sumar los resultados de distintos proyectos

Dos proyectos pueden usar el mismo nombre de indicador y, aun así, sus resultados no ser sumables. Antes de sumar, se comprueban cuatro cosas. Si alguna respuesta es negativa, los resultados se presentan lado a lado y no como una sola cifra.

1. Misma definición. "Agricultores capacitados" significa lo mismo en ambos: la misma asistencia mínima y el mismo tipo de capacitación.
2. Misma unidad. Ambos cuentan personas, o ambos cuentan hogares, o ambos cuentan sesiones. Un conteo de personas y uno de hogares no pueden combinarse.
3. Mismo período. Ambos cubren el mismo período de reporte o la misma ventana acumulada.
4. Sin solapamiento, o con el solapamiento eliminado. Ninguna unidad aparece en los dos conteos, o ya se identificó y se retiró el solapamiento.

La regla se escribe en la ficha de indicador del indicador combinado, de modo que todos los proyectos la apliquen igual. La ficha debe indicar si la cifra es un total, un conteo único o ambos.

Conteo total y conteo único

Un conteo total (también llamado participaciones o eventos de alcance) cuenta cada vez que se atiende a una unidad. Un conteo único cuenta a cada persona u hogar una sola vez, sin importar cuántas veces ni por cuántos proyectos haya sido atendido.

Un cuidador que asiste a tres sesiones de nutrición equivale a tres participaciones y una persona única. Un cuidador que asiste a una sesión de nutrición de un proyecto y a una sesión de higiene de otro es una persona única con dos participaciones. Ninguna de las dos cifras es incorrecta. Responden preguntas distintas: el total muestra cuánto servicio se prestó y el conteo único muestra a cuántas personas se llegó. Informar un total como si fuera un conteo único es la forma más común de doble conteo.

Qué se puede sumar y qué no

La regla depende del tipo de indicador. La tabla muestra el tratamiento habitual.

De dónde viene el solapamiento

El solapamiento no indica mal trabajo. Suele reflejar proyectos que atienden a las mismas comunidades. Las fuentes más comunes son:

• Dos o más proyectos en la misma aldea o distrito, que registran a los mismos hogares.
• La misma persona atendida en varios años por un proyecto y reportada de nuevo en un total acumulado.
• Varios servicios a una misma persona dentro de un solo proyecto, cada uno contado como una persona atendida distinta.
• Varios socios que atienden a la misma persona bajo un mismo convenio, cada uno con su propia lista.
• Reinscripción, cuando una persona da un nombre escrito de otra forma o un número de teléfono distinto en cada contacto.

Antes de elegir un método, se identifican las fuentes que aplican a la cartera. El método debe corresponder a la fuente del solapamiento.

Cuatro formas de eliminar el doble conteo

Sea cual sea el método, se documenta y se aplica igual en cada período. Cambiar de método entre períodos impide leer la tendencia.

Proteger los datos. Cotejar personas entre proyectos implica compartir datos personales. Se comparte lo mínimo necesario: un código, o una versión codificada del nombre y el año de nacimiento, y no los registros completos. Se verifica que los formularios de consentimiento cubran ese intercambio y se acuerda quién custodia la lista combinada. Véase gestión de datos.

Porcentajes y promedios

Los porcentajes y los promedios no son sumables, y el error habitual es promediarlos. Supóngase que un proyecto informa una cobertura de 62% de un grupo meta de 5,000 personas y otro informa 40% de un grupo meta de 8,000, sin solapamiento. La cifra combinada no es 51%. Se vuelve a los conteos: 3,100 más 3,200 personas cubiertas son 6,300, sobre 13,000 en los grupos meta, es decir, 48%. Se suman los numeradores, se suman los denominadores y luego se divide. Lo mismo vale cuando una cifra se construye con grupos desagregados: se recombinan los conteos, no los porcentajes.

Pasos para combinar resultados

1. Redactar la definición, la unidad y el período del indicador combinado.
2. Comparar el indicador de cada proyecto con ella y anotar las diferencias.
3. Decidir si la cifra es un total, un conteo único o ambos.
4. Identificar dónde puede haber solapamiento y qué método lo eliminará.
5. Reunir los conteos de cada proyecto y, si se cotejan registros, los datos de identificación mínimos.
6. Depurar los duplicados y registrar cuántos registros se retiraron.
7. Calcular la cifra combinada a partir de conteos, no de porcentajes.
8. Informar la cifra con su método, su período y los proyectos que quedaron fuera.

Se suma una verificación de aseguramiento de la calidad de los datos: se confirma que los totales cuadren y se inspecciona una muestra de registros cotejados para comprobar que sean coincidencias verdaderas.

Ejemplo resuelto: Healthy Futures y Safe Wells

Healthy Futures es un programa ficticio de nutrición infantil. Safe Wells es un proyecto ficticio de agua que trabaja en algunas de las mismas aldeas. Ambos capacitan a cuidadores y la organización quiere una cifra combinada. Los números son inventados para mostrar la aritmética.

Participaciones totales. Sumar las dos filas da 7,300 capacitaciones de cuidadores. El equipo rotula esta cifra "total de capacitaciones realizadas".

Cuidadores únicos. Ambos proyectos usan el código del registro de hogares. Al ordenar las dos listas por código, se hallan 900 cuidadores en ambas. La cifra única es 4,200 + 3,100 - 900 = 6,400 cuidadores.

Cobertura. Las dos listas meta comparten 2,000 cuidadores, así que el grupo meta único es 8,000 + 5,000 - 2,000 = 11,000. La cobertura combinada es 6,400 entre 11,000, es decir, 58%. Dividir 7,300 entre 13,000 daría 56%, lo que cuenta el solapamiento dos veces, tanto en el numerador como en el denominador.

Línea de reporte. "Se capacitó a 6,400 cuidadores únicos, de 11,000 previstos (58%). Capacitaciones realizadas: 7,300. 900 cuidadores asistieron a ambos proyectos. Método: cotejo por código del registro."

Errores comunes

• Informar participaciones totales con una etiqueta que sugiere personas únicas.
• Sumar dos indicadores que comparten nombre pero difieren en la definición.
• Promediar porcentajes en lugar de recombinar conteos.
• Depurar duplicados un año y no el siguiente, de modo que la tendencia salta.
• Omitir el método, de modo que quien lee no sabe qué significa la cifra.
• Construir un total acumulado sumando el conteo único de cada año, lo que vuelve a contar a quienes regresan.