Plan de gestión de la calidad de los datos

Cuándo usarlo

Redacte un plan de gestión de la calidad de los datos cuando más de una persona intervenga en los datos, o cuando aquellas que intervienen no sean las mismas el año siguiente. Convierte el "revisamos nuestros datos" en un documento que alguien puede seguir, auditar y actualizar.

Se ubica entre dos cosas que posiblemente ya tenga. Un plan de gestión de datos cubre todo el ciclo de vida de los datos, incluyendo almacenamiento, seguridad y compartición. La garantía de calidad de los datos es la actividad de verificar y corregir. El plan de gestión de la calidad es la parte del primero que decide qué verificaciones del segundo se ejecutan, con qué frecuencia y quién es responsable de ellas.

Cómo funciona

El plan responde seis preguntas en orden. Mantenga cada respuesta lo suficientemente breve como para que una persona nueva la lea en una sola sesión.

1. ¿Qué se cubre? Los indicadores, los flujos de datos y el periodo al que aplica el plan, y lo que queda fuera.
2. ¿Quién es responsable? Roles específicos: una persona responsable del plan, quienes ingresan los datos, quienes los verifican y cualquier persona independiente.
3. ¿Qué se considera bueno? Para cada indicador prioritario, el estándar en las cinco dimensiones (validez, fiabilidad, puntualidad, precisión e integridad), con cifras cuando sea posible. La página de cinco dimensiones de calidad de los datos define cada una.
4. ¿Cómo se previenen los errores? Capacitación, una definición de una página en cada escritorio, herramientas que bloqueen entradas imposibles, procedimientos escritos.
5. ¿Cómo se detectan los errores? Verificaciones rutinarias, recuentos por muestreo y una evaluación anual independiente, cada una con un responsable y un calendario.
6. ¿Cómo se corrigen y escalan? Quién corrige, quién aprueba, qué se registra y qué hallazgo se eleva de nivel.

Agregue un séptimo elemento, la fecha de revisión, para que el plan no quede obsoleto.

Componentes clave

Un plan de dos a cinco páginas es suficiente para la mayoría de los programas. Los planes más largos rara vez se leen.

Buenas prácticas

• Establezca metas numéricas. "Puntual" no dice mucho. "El informe se recibe antes del día 10 del mes siguiente en cada clínica" se puede verificar.
• Nombre un rol, no sólo un equipo. Cada tarea necesita una persona responsable.
• Enlace a la lista de verificación que usa. Indique la lista de campo para que todos realicen los mismos controles; la lista de verificación de DQA es una opción.
• Ajuste el esfuerzo según el riesgo. Verifique los indicadores usados para decisiones importantes con más frecuencia que los de bajo riesgo.
• Incluya capacitación. Los estándares de calidad fallan cuando el personal no los conoce. Vea la lista de verificación para capacitación de encuestadores para el equipo de campo.
• Revise después de cualquier cambio. Una nueva herramienta, socio o hallazgo grave debe llevar a revisión antes de la fecha anual.

Errores comunes

Copiar una plantilla de donante sin adaptarla. Un plan lleno de verificaciones que nadie puede costear será ignorado. Documente sólo lo que su equipo pueda realmente ejecutar.

Sin cifras. Los estándares sin metas no pueden probarse, así que nunca se identifica ningún incumplimiento.

Todas las verificaciones dentro del equipo de datos. Incluya al menos una verificación realizada por alguien fuera de la cadena, como la evaluación anual de calidad de los datos.

Sin ruta de corrección. Detectar errores sin rutina de corrección permite que los mismos errores aparezcan en el siguiente informe.

Redactarlo una sola vez. Un plan que nunca se revisa describe el sistema del año anterior.

Ejemplos

Una red clínica ficticia, Riverbend Community Clinics, reporta seis indicadores de rutina cada trimestre. Su plan tiene tres páginas. La tabla de roles nombra a un gerente de monitoreo y evaluación como responsable del plan, a un registrador de clínica para ingresar datos en tres días hábiles, a un funcionario distrital para recuentos trimestrales de diez registros por indicador, y a un evaluador externo para la evaluación anual en tres clínicas. La tabla de estándares fija la puntualidad como "el informe recibido antes del día 10 del mes siguiente" y la precisión como "el 98% de las filas tienen grupo de edad y sexo completados". Una concordancia por debajo del 90% en un trimestre se eleva al responsable distrital, quien decide una visita de recapacitación.

La tabla de componentes clave sirve como plantilla: copie las ocho secciones y complete cada una con las respuestas a las seis preguntas.

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