À qui s'adresse cette page
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Vous êtes sur le point de commander une évaluation. Il peut s'agir d'une évaluation finale exigée par votre accord de financement, ou d'un examen à mi-parcours que votre équipe a décidé de mener. Dans tous les cas, vous devez rédiger des TdR d'évaluation qui attirent des évaluateurs qualifiés et leur fournissent les orientations nécessaires pour produire des résultats pertinents.
Des TdR mal conçus mènent inévitablement à une évaluation de faible qualité. Si le périmètre est vague, l'évaluateur le définira à votre place, et ses choix pourraient ne pas vous satisfaire. Si les questions d'évaluation sont imprécises, vous obtiendrez un rapport de 60 pages qui ne répondra à aucune question concrète. Ce guide vous accompagne à travers chaque section des TdR et vous indique précisément ce qu'il faut y inclure.
Avant de rédiger
Avant de rédiger : définir l'utilité de l'évaluation
Avant de rédiger la moindre section, répondez à cette question fondamentale : Qui utilisera les résultats, et comment ?
Si vous ne pouvez pas y répondre, vous n'êtes pas prêt à rédiger des TdR. Vous risquez de commander un rapport qui restera lettre morte. Commencez par réaliser l'évaluation de la .
Identifiez les décisions spécifiques que l'évaluation éclairera. Par exemple, "Le directeur pays utilisera les résultats pour décider d'étendre ou non la composante moyens de subsistance à trois districts supplémentaires" est une déclaration d'utilisation claire. En revanche, "Nous en apprendrons davantage sur l'efficacité du programme" est trop générique.
Cette déclaration d'utilisation orientera tout le processus : les questions d'évaluation, la méthodologie, le calendrier et le public cible du rapport. Rédigez-la en premier, incluez-la dans vos TdR et référez-vous-y lors de l'examen du rapport initial de l'évaluateur.
Les 8 sections
Quelles sont les huit sections des TdR d'évaluation ?
Des TdR d'évaluation complets comportent huit sections. La plupart font de 8 à 15 pages, auxquelles s'ajoutent des annexes listant les documents que l'évaluateur recevra.
| N° | Section | Contenu | Longueur type |
|---|---|---|---|
| 1 | Contexte et historique du programme | Résumé du programme, théorie du changement en bref, documents clés à transmettre | 1 page |
| 2 | Objectifs et finalités de l'évaluation | Les décisions que les résultats éclaireront, qui les utilisera et quand | Une demi-page |
| 3 | Périmètre et questions clés de l'évaluation | Période, zone géographique, composantes et critères couverts ; trois à huit questions | 1 à 2 pages |
| 4 | Attentes en matière de méthodologie | Approche attendue, sources de données requises, exigences non négociables | 1 page |
| 5 | Livrables attendus et calendrier | Rapport initial, outils, version provisoire et rapport final, délais de relecture, dates | 1 page |
| 6 | Profil et qualifications de l'évaluateur | Compétences et expérience requises de l'équipe, critères de sélection et pondération | 1 page |
| 7 | Budget | Fourchette ou plafond budgétaire, et ce qu'il doit couvrir | Quelques lignes |
| 8 | Gestion de l'évaluation et considérations éthiques | Lignes hiérarchiques, processus de relecture et d'approbation, exigences d'éthique et de protection | 1 page |
Pour la définition et la comparaison des TdR avec une matrice d'évaluation et un rapport initial, consultez les termes de référence d'évaluation. Si votre organisation appelle le même document un énoncé des travaux, les huit sections restent valables ; un énoncé des travaux met simplement davantage l'accent sur les livrables et les paiements.
Dans quel ordre rédiger les sections des TdR ?
Rédigez les sections dans cet ordre, qui n'est pas celui dans lequel elles apparaissent dans le document final. La déclaration d'utilisation et les questions déterminent tout le reste.
D'abord, l'objectif et l'utilisation. Nommez les décisions que l'évaluation éclairera avant toute autre chose. Si vous ne le pouvez pas, arrêtez-vous et réglez ce point en premier.
Ensuite, les questions d'évaluation et le périmètre. Rédigez des questions qui produisent les preuves nécessaires à ces décisions, puis fixez les limites qui permettent d'y répondre.
Puis le contexte. Vous savez maintenant de quel contexte l'évaluateur a besoin, et pouvez donc le limiter à une page.
Quatrièmement, les attentes méthodologiques. Définissez l'approche qu'appellent les questions et ne signalez que les exigences réellement non négociables.
Cinquièmement, les livrables et le calendrier. Partez de la date à laquelle la décision sera prise et prévoyez votre propre temps de relecture.
Sixièmement, le budget. Vérifiez que les questions, la méthode et le calendrier correspondent à l'enveloppe disponible. Sinon, réduisez les questions plutôt que la qualité.
Septièmement, les qualifications de l'évaluateur. Les compétences requises découlent des questions et de la méthode.
Enfin, la gestion et l'éthique. Lignes hiérarchiques, étapes d'approbation et exigences éthiques, que vous pouvez pour la plupart reprendre du texte type de votre organisation.
Rédiger la méthodologie avant les questions est la cause la plus fréquente de TdR faibles. Les questions viennent d'abord ; la méthode est à leur service.
Objectifs, questions et méthode
Section 1 : Contexte et historique du programme
Fournissez un contexte suffisant pour qu'un évaluateur externe puisse comprendre le programme sans avoir à lire 200 pages de documents de projet.
Incluez :
- Le nom du programme, sa durée, sa portée géographique et les partenaires de mise en œuvre.
- La population cible et son ampleur approximative.
- Le budget total et la source de financement (sans nommer les donateurs spécifiques si la confidentialité l'exige).
- Un résumé de 2-3 phrases de la Théorie du Changement du programme.
- Les facteurs contextuels clés que l'évaluateur doit appréhender (conflit, perturbations dues au COVID, changements de politique).
Évitez : De copier-coller la description complète du projet issue de la proposition. L'évaluateur n'a pas besoin de cinq pages de contexte. Une page d'orientation suffit, complétée par une liste de documents clés que vous partagerez lors de la phase initiale.
Rédigez ceci : "Le programme opère dans 12 districts répartis sur deux régions, ciblant 15 000 ménages de petits exploitants agricoles. Il vise à accroître la sécurité alimentaire des ménages grâce à l'amélioration des pratiques agricoles, de l'accès au marché et du changement de comportement nutritionnel."
Pas ceci : "Le projet, qui a débuté en janvier 2023, est une initiative de développement intégrée multisectorielle qui exploite les synergies entre l'agriculture, la nutrition et les systèmes de marché pour s'attaquer aux causes profondes de l'insécurité alimentaire parmi les populations vulnérables des zones rurales."
Section 2 : Objectifs et finalités de l'évaluation
Indiquez clairement la raison d'être de cette évaluation et les décisions qu'elle éclairera. C'est ici que votre déclaration d'utilisation pré-rédactionnelle doit figurer.
Incluez :
- L'objectif principal : la redevabilité (prouver les résultats), l'apprentissage (améliorer le programme), ou les deux.
- Les décisions spécifiques que l'évaluation éclairera.
- Le public principal : équipe du programme, haute direction, donateur, partenaires gouvernementaux, bénéficiaires.
- La manière dont les résultats seront diffusés et utilisés.
Le test : Si vous supprimez cette section et que l'évaluation conserve son sens, c'est que la section est trop générique. Il devrait être impossible d'échanger cette déclaration d'objectif avec les TdR d'un autre programme sans la réécrire.
Section 3 : Périmètre et questions clés de l'évaluation
C'est la section la plus délicate et la plus cruciale. Si les questions d'évaluation sont mal formulées, le reste du travail sera compromis.
Le périmètre définit les limites. Spécifiez :
- La période couverte (programme complet, les deux dernières années, phase spécifique).
- La couverture géographique (tous les sites ou un échantillon).
- La couverture thématique (toutes les composantes ou des composantes spécifiques).
- Les critères d'évaluation à aborder (Pertinence, Cohérence, Efficacité, Efficience, Impact, Durabilité).
Les questions d'évaluation définissent ce à quoi l'évaluateur doit répondre. Règles à suivre :
- 3 à 8 questions maximum. Chaque question demande des ressources pour y répondre correctement. Huit questions avec un budget de 40 000 $ signifient 5 000 $ par question, ce qui est à peine suffisant pour une seule méthode par question. Priorisez sans concession.
- Chaque question doit être répondable. Si vous demandez "Quel a été l'impact du programme sur la sécurité alimentaire des ménages ?" mais que votre budget ne permet pas un groupe de comparaison ou une analyse contrefactuelle, l'évaluateur ne pourra pas y répondre de manière crédible. Alignez les questions avec la méthodologie et le budget.
- Chaque question doit être actionnable. Demandez-vous : si l'évaluateur répond à cette question, quelqu'un agira-t-il différemment ? Sinon, supprimez-la.
- Organisez les questions sous les critères d'évaluation. Cela aide les évaluateurs à structurer leur matrice et vous aide à confirmer la couverture.
Rédigez ceci : "Dans quelle mesure la composante de formation agricole a-t-elle conduit à l'adoption de pratiques agricoles améliorées parmi les ménages ciblés, et quels facteurs ont favorisé ou entravé cette adoption ?"
Pas ceci : "Quel a été l'impact du programme ?"
Consultez le guide sur l'évaluation pour vérifier l'alignement de vos questions, de votre méthodologie et de votre budget avant de finaliser les TdR.
Section 4 : Attentes en matière de méthodologie
Établissez des attentes sans pour autant concevoir l'évaluation vous-même. Le rôle de l'évaluateur est de proposer une méthodologie détaillée dans le rapport initial. Votre rôle est de définir les limites.
Incluez :
- L'approche générale attendue : méthodes mixtes, basée sur la théorie, quasi-expérimentale. Consultez Comment choisir une méthodologie d'évaluation.
- Les exigences non négociables : groupe de comparaison, taille minimale de l'échantillon, désagrégation spécifique (sexe, âge, statut de handicap), méthodes participatives.
- Les sources de données disponibles : données de suivi existantes, rapports de situation de référence, bases de données du programme.
- Les méthodes de collecte de données attendues (enquêtes, entretiens avec des informateurs clés, groupes de discussion, examen de documents).
- Les exigences éthiques : consentement éclairé, protection des données, approbation du comité d'éthique (IRB) si nécessaire.
Évitez : De spécifier la taille exacte de l'échantillon, la stratégie d'échantillonnage et le cadre analytique. C'est l'expertise de l'évaluateur. Si vous prescrivez chaque détail, vous n'engagez pas un évaluateur, mais une entreprise de collecte de données.
L'équilibre : "Nous attendons une approche à méthodes mixtes combinant une enquête auprès des ménages (minimum 400 ménages, désagrégés par sexe du chef de ménage) avec des entretiens qualitatifs et des groupes de discussion dans au moins 6 des 12 districts du programme." Cela fournit une orientation suffisante sans concevoir l'étude.
Livrables, équipe et budget
Section 5 : Livrables attendus et calendrier
Soyez précis. Des calendriers vagues entraînent des retards d'évaluation.
Livrables standards :
| Livrable | Calendrier typique |
|---|---|
| Rapport initial (méthodologie détaillée, plan de travail, outils) | 2-3 semaines après la signature du contrat |
| Ébauche des outils de collecte de données | Avec le rapport initial |
| Achèvement du travail de terrain | 3-6 semaines après l'approbation du rapport initial |
| Ébauche du rapport d'évaluation | 2-3 semaines après le travail de terrain |
| Présentation des résultats préliminaires | Avec ou avant l'ébauche du rapport |
| Rapport d'évaluation final | 2 semaines après réception des commentaires |
| Jeux de données nettoyés et livres de codes | Avec le rapport final |
| Modèle de réponse de la direction | Avec le rapport final |
Incluez : La durée totale du calendrier, de la signature du contrat au rapport final. Prévoyez du temps pour que votre équipe examine et commente le rapport initial et l'ébauche du rapport. Ces périodes d'examen prennent souvent plus de temps que le travail de l'évaluateur.
Évitez : De fixer un calendrier qui rend la qualité impossible. Une évaluation finale avec collecte de données primaires en moins de 8 semaines au total est irréaliste. Si la date limite du donateur impose un calendrier compressé, indiquez-le explicitement et ajustez le périmètre en conséquence.
Section 6 : Profil et qualifications de l'évaluateur
Spécifiez clairement vos attentes. Soyez concret.
Qualifications requises (typiques) :
- Diplôme supérieur dans un domaine pertinent.
- Nombre minimum d'années d'expérience en évaluation (7-10 ans pour le chef d'équipe).
- Expérience avec la méthodologie spécifique que vous attendez.
- Expertise sectorielle (sécurité alimentaire, santé, éducation, gouvernance).
- Expérience régionale ou nationale.
- Exigences linguistiques (pour l'équipe, pas nécessairement pour le chef).
Critères de sélection et pondération :
| Critère | Pondération suggérée |
|---|---|
| Approche technique et méthodologie | 30-40% |
| Qualifications et expérience de l'équipe | 25-30% |
| Compréhension du contexte et des questions d'évaluation | 15-20% |
| Budget et rapport qualité-prix | 15-20% |
Évitez : D'exiger 15 ans d'expérience dans le sous-secteur exact et le pays précis. Vous risquez d'éliminer d'excellents candidats et de vous retrouver avec un seul postulant. Exigez des compétences de base et pondérez l'expérience pertinente dans la notation.
Section 7 : Budget
Vous avez deux options : indiquer un plafond budgétaire fixe ou demander aux évaluateurs de proposer leur propre budget. Chacune a ses avantages et ses inconvénients.
Plafond fixe : Les évaluateurs conçoivent leur proposition en fonction de vos contraintes. Vous obtenez des propositions comparables. Risque : les évaluateurs peuvent réduire les coûts au détriment de la qualité pour respecter le budget.
Budget ouvert : Vous découvrez le coût réel d'une évaluation de qualité. Risque : les propositions peuvent varier de 20 000 $ à 200 000 $, rendant la comparaison difficile.
Approche recommandée : Indiquez une fourchette budgétaire. "Le budget disponible pour cette évaluation est de 40 000 à 55 000 $, tous frais inclus." Cela cadre les propositions tout en permettant une certaine flexibilité.
Précisez ce que le budget doit couvrir : honoraires de l'évaluateur, voyages, collecte de données (enquêteurs, traductions, logistique), production de rapports et tout coût spécifique comme les frais de comité d'éthique (IRB).
Section 8 : Gestion de l'évaluation et considérations éthiques
Dispositions de gestion :
- Qui gère l'évaluation (responsable S&E, directeur de programme, comité de pilotage) ?
- Qui est le point de contact principal ?
- Quels documents et données seront partagés avec l'évaluateur ?
- Comment les commentaires sur les livrables seront-ils consolidés (un seul document, pas 10 e-mails séparés) ?
- Qui approuve le rapport initial, l'ébauche du rapport et le rapport final ?
Exigences éthiques :
- Protocoles de consentement éclairé.
- Confidentialité et stockage des données.
- Considérations de non-nuisance, en particulier pour les populations vulnérables.
- Exigences de sauvegarde.
- Approbation du comité d'éthique (IRB) si requise par votre organisation ou votre donateur.
Ne négligez pas l'éthique. Si votre organisation dispose d'une politique d'éthique de la recherche, référez-vous-y. Sinon, indiquez les normes minimales que vous attendez.
Pièges et liste de contrôle
Pièges à éviter
Piège 1 : rédiger les questions d'évaluation après avoir décidé de la méthodologie. Les questions doivent toujours précéder la méthodologie. La méthodologie est au service des questions. Si vous commencez par "nous voulons une évaluation quasi-expérimentale" et que vous rédigez ensuite des questions pour la justifier, vous vous retrouverez avec des questions façonnées par la méthode plutôt que par vos besoins réels.
Piège 2 : poser trop de questions d'évaluation. Chaque question ajoutée dilue la profondeur des autres. Avec un budget de 50 000 $ et 10 questions, vous allouez 5 000 $ par question, ce qui ne permet qu'une réponse superficielle. Cinq questions ciblées avec 10 000 $ chacune vous fourniront des preuves réellement utiles.
Piège 3 : absence de plan d'utilisation. Si les TdR n'expliquent pas qui utilisera les résultats et comment, l'évaluation devient un coûteux exercice de conformité. Rédigez le plan d'utilisation avant de formuler les questions d'évaluation. Les questions doivent générer les preuves dont les décideurs ont besoin.
Piège 4 : Des calendriers qui rendent la qualité impossible. Demander une évaluation finale avec collecte de données primaires, analyse et rapport en 4 semaines, c'est garantir une mauvaise évaluation. Prévoyez un temps adéquat pour la phase initiale, le travail de terrain, l'analyse, la rédaction, l'examen et la révision. Si le calendrier est non négociable, réduisez le périmètre en conséquence.
Piège 5 : spécifier chaque détail méthodologique. Si vous prescrivez la taille de l'échantillon, le cadre d'échantillonnage, le cadre analytique et les guides d'entretien, vous ne commandez pas une évaluation. Vous engagez des collecteurs de données. Fixez des attentes et des contraintes, mais laissez l'évaluateur proposer la conception. Évaluez sa proposition sur son mérite technique.
Piège 6 : oublier le rapport initial. Le rapport initial est l'étape où l'évaluateur traduit vos TdR en un plan concret. Si vos TdR n'en exigent pas, l'évaluateur passera directement au travail de terrain en utilisant l'interprétation de vos questions qu'il préfère. Exigez toujours un rapport initial avec une étape d'examen et d'approbation avant le début du travail de terrain.
Liste de contrôle pour vos TdR
Utilisez cette liste avant de diffuser les TdR.
- Le contexte est concis (1 page max) et inclut un résumé de la Théorie du Changement du programme.
- L'objectif de l'évaluation énonce les décisions spécifiques que les résultats éclaireront.
- Le public principal est nommé.
- Les limites du périmètre sont explicites (période, géographie, domaines thématiques, critères d'évaluation).
- Les questions d'évaluation sont au nombre de 3 à 8, chacune étant répondable et actionnable.
- La section méthodologique fixe les attentes sans prescrire la conception complète.
- Les exigences non négociables sont clairement signalées (groupe de comparaison, désagrégation, minimum d'échantillon).
- La liste des livrables inclut le rapport initial avec une étape d'approbation avant le travail de terrain.
- Le calendrier est réaliste (minimum 8 à 12 semaines pour les évaluations avec collecte de données primaires).
- Les qualifications de l'évaluateur sont spécifiques mais non exclusives.
- Les critères de sélection et la pondération sont indiqués.
- Une fourchette budgétaire est fournie ou un plafond est indiqué.
- Les exigences éthiques et de sauvegarde sont incluses.
- La liste des documents clés est jointe (ce que l'évaluateur recevra).
- Le processus d'examen et d'approbation pour chaque livrable est décrit.