¿Para quién es esto?
¿Para quién es esta página?
Debe encargar una evaluación. Quizás se trate de una evaluación final exigida por su acuerdo con el donante, o tal vez una revisión de medio término que su equipo decidió llevar a cabo. En cualquier caso, necesita elaborar unos TdR de evaluación que atraigan a evaluadores cualificados y les proporcionen la orientación necesaria para generar hallazgos útiles.
Unos TdR deficientes resultan en una evaluación débil. Si el alcance es vago, el evaluador lo definirá por usted, y es posible que sus decisiones no sean de su agrado. Si las preguntas de evaluación carecen de enfoque, recibirá un informe de 60 páginas que no aborda nada accionable. Esta guía le acompaña por cada sección de los TdR, indicándole exactamente qué incluir.
Antes de escribir
Antes de escribir: responda la pregunta sobre el uso
Antes de redactar una sola sección, responda a esta pregunta fundamental: ¿Quién utilizará los hallazgos y cómo?
Si no puede responder a esto, no está listo para elaborar los TdR. Estará encargando un informe que, probablemente, quedará archivado. Realice primero la autoevaluación de .
Anote las decisiones específicas que la evaluación deberá informar. «El director de país utilizará los hallazgos para decidir si escalar el componente de medios de vida a tres distritos adicionales» es una declaración de uso clara. «Aprenderemos sobre la efectividad del programa» no lo es.
Esta declaración de uso dará forma a todo lo que sigue: las preguntas de evaluación, la metodología, el cronograma y la audiencia del informe. Redáctela primero, inclúyala en los TdR y haga referencia a ella al revisar el informe inicial del evaluador.
Las 8 secciones
¿Cuáles son las ocho secciones de unos TdR de evaluación?
Unos TdR de evaluación completos abarcan ocho secciones. La mayoría tiene entre 8 y 15 páginas, más los anexos con la lista de documentos que recibirá el evaluador.
| # | Sección | Qué contiene | Extensión típica |
|---|---|---|---|
| 1 | Antecedentes y contexto | Resumen del programa, teoría del cambio en breve, documentos clave que se compartirán | 1 página |
| 2 | Propósito y uso de la evaluación | Las decisiones que informarán los hallazgos, quién los usará y cuándo | Media página |
| 3 | Alcance y preguntas de evaluación | Período, geografía, componentes y criterios abarcados; de tres a ocho preguntas | 1 a 2 páginas |
| 4 | Expectativas metodológicas | Enfoque esperado, fuentes de datos requeridas, requisitos no negociables | 1 página |
| 5 | Entregables y cronograma | Informe inicial, herramientas, borrador e informe final, plazos de revisión, fechas | 1 página |
| 6 | Cualificaciones del evaluador | Competencias y experiencia requeridas del equipo, criterios de selección y ponderación | 1 página |
| 7 | Presupuesto | Rango o tope presupuestario, y lo que debe cubrir | Unas pocas líneas |
| 8 | Gestión y ética | Líneas de reporte, proceso de revisión y aprobación, requisitos de ética y salvaguardia | 1 página |
Para la definición y la comparación de unos TdR con una matriz de evaluación y un informe inicial, consulte los términos de referencia de evaluación. Si su organización llama al mismo documento alcance del trabajo, las ocho secciones siguen siendo válidas; un alcance del trabajo simplemente da más peso a los entregables y a los pagos.
¿En qué orden se redactan las secciones de unos TdR?
Redacte las secciones en este orden, que no es el orden en que aparecen en el documento final. La declaración de uso y las preguntas determinan todo lo demás.
Primero, el propósito y el uso. Nombre las decisiones que la evaluación informará antes que cualquier otra cosa. Si no puede hacerlo, deténgase y resuélvalo primero.
Segundo, las preguntas de evaluación y el alcance. Redacte preguntas que produzcan la evidencia que esas decisiones necesitan y luego fije los límites que las mantengan respondibles.
Tercero, los antecedentes. Ahora sabe qué contexto necesita el evaluador, así que puede limitarlo a una página.
Cuarto, las expectativas metodológicas. Defina el enfoque que exigen las preguntas y señale solo los requisitos que realmente no son negociables.
Quinto, los entregables y el cronograma. Trabaje hacia atrás desde la fecha en que se tomará la decisión e incluya su propio tiempo de revisión.
Sexto, el presupuesto. Verifique que las preguntas, el método y el cronograma se ajusten al dinero disponible. Si no es así, recorte preguntas en lugar de calidad.
Séptimo, las cualificaciones del evaluador. Las competencias que necesita se desprenden de las preguntas y del método.
Por último, la gestión y la ética. Líneas de reporte, pasos de aprobación y requisitos éticos, buena parte de los cuales puede adaptar del texto estándar de su organización.
Redactar la metodología antes que las preguntas es la causa de fondo más frecuente de unos TdR débiles. Primero van las preguntas; el método está a su servicio.
Propósito, preguntas y método
Sección 1: Antecedentes y contexto
Proporcione suficiente contexto para que un evaluador externo comprenda el programa sin necesidad de leer 200 páginas de documentos del proyecto.
Incluya:
- Nombre del programa, duración, alcance geográfico y socios implementadores
- Población objetivo y alcance aproximado
- Presupuesto total y fuente de financiación (sin nombrar donantes específicos si aplica la confidencialidad)
- Un resumen de 2-3 frases de la Teoría del Cambio del programa
- Factores contextuales clave que el evaluador necesita comprender (conflicto, interrupción por COVID, cambios de política)
Evite: Pegar la descripción completa del proyecto de la propuesta. El evaluador no necesita cinco páginas de antecedentes; requiere una página que lo oriente, junto con una lista de documentos clave que se compartirán durante la fase inicial.
Escriba esto: "El programa opera en 12 distritos de dos regiones, dirigido a 15,000 hogares de pequeños agricultores. Su objetivo es aumentar la seguridad alimentaria de los hogares a través de mejores prácticas agrícolas, acceso al mercado y cambios en el comportamiento nutricional."
No esto: "El proyecto, que comenzó en enero de 2023, es una iniciativa de desarrollo integrada multisectorial que aprovecha las sinergias entre la agricultura, la nutrición y los sistemas de mercado para abordar las causas fundamentales de la inseguridad alimentaria entre las poblaciones vulnerables en las zonas rurales."
Sección 2: Propósito y uso de la evaluación
Indique por qué se realiza esta evaluación y qué decisiones informará. Aquí es donde se incluye su declaración de uso, definida antes de la redacción.
Incluya:
- El propósito principal: rendición de cuentas (demostrar resultados), aprendizaje (mejorar el programa) o ambos
- Las decisiones específicas que informará la evaluación
- La audiencia principal: equipo del programa, liderazgo sénior, donante, socios gubernamentales, beneficiarios
- Cómo se difundirán y utilizarán los hallazgos
La prueba de fuego: Si elimina esta sección y la evaluación sigue teniendo sentido, la sección es demasiado genérica. Debería ser imposible intercambiar esta declaración de propósito con la de los TdR de otro programa sin reescribirla.
Sección 3: Alcance y preguntas de evaluación
Esta es la sección más compleja y crucial. Si las preguntas de evaluación son inadecuadas, todo lo demás pierde relevancia.
El alcance define los límites. Especifique:
- Período de tiempo cubierto (programa completo, los últimos dos años, fase específica)
- Cobertura geográfica (todos los sitios o una muestra)
- Cobertura temática (todos los componentes o algunos específicos)
- Criterios de evaluación del CAD a abordar (Pertinencia, Coherencia, Eficacia, Eficiencia, Impacto, Sostenibilidad)
Las preguntas de evaluación definen lo que el evaluador debe responder. Reglas:
- Máximo 3-8 preguntas. Cada pregunta bien respondida implica un costo. Ocho preguntas con un presupuesto de $40,000 significan $5,000 por pregunta, lo cual apenas permite un método por pregunta. Priorice sin piedad.
- Cada pregunta debe ser factible de responder. Si pregunta «¿Cuál fue el impacto del programa en la seguridad alimentaria de los hogares?» pero su presupuesto no permite un grupo de comparación o un análisis contrafactual, el evaluador no podrá responder esa pregunta de manera creíble. Asegúrese de que las preguntas se alineen con la metodología y el presupuesto.
- Cada pregunta debe generar acciones. Pregúntese: si el evaluador responde a esta pregunta, ¿alguien tomará una decisión o acción diferente? Si la respuesta es no, elimínela.
- Organice las preguntas bajo los criterios de evaluación. Esto ayuda a los evaluadores a estructurar su matriz y le ayuda a usted a confirmar la cobertura.
Escriba esto: «¿En qué medida el componente de capacitación agrícola condujo a la adopción de prácticas agrícolas mejoradas entre los hogares objetivo, y qué factores facilitaron u obstaculizaron dicha adopción?»
No esto: «¿Cuál fue el impacto del programa?»
Consulte la guía de evaluación para verificar la alineación entre sus preguntas, metodología y presupuesto antes de finalizar los TdR.
Sección 4: Expectativas metodológicas
Establezca expectativas claras sin diseñar la evaluación usted mismo. La tarea del evaluador es proponer una metodología detallada en el informe inicial; su tarea es definir los límites.
Incluya:
- Enfoque general esperado: métodos mixtos, basado en la Teoría del Cambio, cuasi-experimental. Consulte Cómo Elegir la Metodología de Evaluación.
- Requisitos innegociables: grupo de comparación, tamaño mínimo de muestra, desagregación específica (por género, edad, condición de discapacidad), métodos participativos
- Fuentes de datos disponibles: datos de monitoreo existentes, informes de línea de base, bases de datos del programa
- Métodos de recopilación de datos esperados (encuestas, entrevistas a informantes clave, grupos focales, revisión de documentos)
- Requisitos éticos: consentimiento informado, protección de datos, aprobación del Comité de Ética (IRB) si es necesario
Evite: Especificar el tamaño exacto de la muestra, la estrategia de muestreo y el marco analítico. Esa es la especialidad del evaluador. Si prescribe cada detalle, no está contratando a un evaluador, sino a una empresa de recopilación de datos.
El equilibrio: «Esperamos un enfoque de métodos mixtos que combine una encuesta de hogares (mínimo 400 hogares, desagregados por género del jefe de hogar) con entrevistas cualitativas y grupos focales en al menos 6 de los 12 distritos del programa.» Esto proporciona suficiente dirección sin diseñar el estudio.
Entrega, equipo y presupuesto
Sección 5: Entregables y cronograma
Sea específico. Los cronogramas imprecisos suelen generar retrasos en las evaluaciones.
Entregables estándar:
| Entregable | Plazo Típico |
|---|---|
| Informe inicial (metodología detallada, plan de trabajo, herramientas) | 2-3 semanas después de la firma del contrato |
| Borrador de herramientas de recopilación de datos | Con el informe inicial |
| Finalización del trabajo de campo | 3-6 semanas después de la aprobación inicial |
| Borrador del informe de evaluación | 2-3 semanas después del trabajo de campo |
| Presentación de hallazgos preliminares | Con o antes del borrador del informe |
| Informe final de evaluación | 2 semanas después de recibir comentarios |
| Bases de datos limpias y libros de códigos | Con el informe final |
| Plantilla de respuesta de la gerencia | Con el informe final |
Incluya: Duración total en calendario desde el contrato hasta el informe final. Deje tiempo suficiente para que su equipo revise y comente el informe inicial y el borrador del informe. Estos períodos de revisión a menudo consumen más tiempo que el trabajo del evaluador.
Evite: Establecer un cronograma que imposibilite la calidad. Una evaluación final con recopilación de datos primarios en menos de 8 semanas en total no es realista. Si el plazo del donante impone un cronograma comprimido, indíquelo explícitamente y ajuste el alcance en consecuencia.
Sección 6: Cualificaciones del evaluador
Especifique lo que necesita de forma concreta.
Cualificaciones requeridas (típicas):
- Grado avanzado en un campo relevante
- Años mínimos de experiencia en evaluación (7-10 para el/la líder del equipo)
- Experiencia con la metodología específica que se espera
- Experiencia sectorial (seguridad alimentaria, salud, educación, gobernanza)
- Experiencia regional o en el país
- Requisitos de idioma (para el equipo, no necesariamente para el líder)
Criterios de selección y ponderación:
| Criterio | Ponderación Sugerida |
|---|---|
| Enfoque técnico y propuesta metodológica | 30-40% |
| Cualificaciones y experiencia del equipo | 25-30% |
| Comprensión del contexto y las preguntas de evaluación | 15-20% |
| Presupuesto y relación calidad-precio | 15-20% |
Evite: Exigir 15 años de experiencia en el subsector exacto y en el país exacto. Esto eliminará a candidatos sólidos y podría dejarle con un solo solicitante. Es mejor exigir habilidades básicas y ponderar la experiencia relevante en la puntuación.
Sección 7: Presupuesto
Tiene dos opciones: establecer un techo presupuestario fijo o solicitar a los evaluadores que propongan el suyo. Ambas tienen ventajas y desventajas.
Techo fijo: Los evaluadores diseñan su propuesta dentro de las limitaciones. Obtendrá propuestas comparables. Riesgo: los evaluadores podrían reducir la calidad para ajustarse al presupuesto.
Presupuesto abierto: Permite ver el costo real de una evaluación de calidad. Riesgo: las propuestas pueden variar de $20,000 a $200,000, dificultando la comparación.
Enfoque recomendado: Indique un rango presupuestario. Por ejemplo: «El presupuesto disponible para esta evaluación es de $40,000-55,000, incluyendo todos los costos.» Esto sirve de ancla para las propuestas y aún permite cierta flexibilidad.
Incluya lo que el presupuesto debe cubrir: honorarios del evaluador, viajes, recopilación de datos (personal de campo, traducciones, logística), producción de informes y cualquier costo específico como las tarifas del Comité de Ética (IRB).
Sección 8: Gestión y ética
Acuerdos de gestión:
- ¿Quién gestionará la evaluación (Gerente de M&E, director/a de programa, comité directivo)?
- ¿Quién será el punto de contacto principal?
- ¿Qué documentos y datos se compartirán con el evaluador?
- ¿Cómo se consolidarán los comentarios sobre los entregables (idealmente en un solo documento, no en 10 correos electrónicos separados)?
- ¿Quién aprueba el informe inicial, el borrador del informe y el informe final?
Requisitos éticos:
- Protocolos de consentimiento informado
- Confidencialidad y almacenamiento de datos
- Consideraciones de no causar daño (Do No Harm), especialmente para poblaciones vulnerables
- Requisitos de salvaguardia
- Aprobación del Comité de Ética (IRB) si lo requiere su organización o donante
No subestime la importancia de la ética. Si su organización cuenta con una política de ética de investigación, haga referencia a ella. Si no, establezca los estándares mínimos esperados.
Errores y lista de verificación
Errores comunes
Error 1: elaborar las preguntas de evaluación después de decidir la metodología. Las preguntas deben ser lo primero; la metodología las sirve. Si comienza con «queremos una evaluación cuasi-experimental» y luego formula preguntas para justificarla, terminará con preguntas moldeadas por el método en lugar de por la información que realmente necesita.
Error 2: formular demasiadas preguntas de evaluación. Cada pregunta adicional diluye la profundidad de las demás. Con un presupuesto de $50,000 y 10 preguntas, está pagando $5,000 por pregunta, lo que solo permite una respuesta superficial. Cinco preguntas enfocadas, con $10,000 cada una, le proporcionarán evidencia útil.
Error 3: carecer de un plan de uso. Si los TdR no explican quién utilizará los hallazgos y de qué manera, la evaluación se convierte en un costoso ejercicio de cumplimiento. Redacte el plan de uso antes de formular las preguntas de evaluación. Las preguntas deben generar la evidencia que los tomadores de decisiones necesitan.
Error 4: establecer cronogramas que imposibilitan la calidad. Solicitar una evaluación final con recopilación de datos primarios, análisis e informes en 4 semanas es pedir una evaluación deficiente. Deje tiempo adecuado para la fase inicial, el trabajo de campo, el análisis, la redacción, la revisión y la corrección. Si el cronograma es innegociable, reduzca el alcance para que sea realista.
Error 5: prescribir cada detalle metodológico. Si especifica el tamaño de la muestra, el marco de muestreo, el marco analítico y las guías de entrevista, no está encargando una evaluación, sino contratando a recolectores de datos. Establezca expectativas y limitaciones, pero permita que el evaluador proponga el diseño. Evalúe su propuesta por su mérito técnico.
Error 6: omitir el informe inicial. El informe inicial es donde el evaluador traduce sus TdR en un plan concreto. Si sus TdR no lo exigen, el evaluador procederá directamente al trabajo de campo basándose en su propia interpretación de las preguntas. Siempre exija un informe inicial con un proceso de revisión y aprobación antes de que comience el trabajo de campo.
Lista de verificación de los TdR
Utilice esto antes de circular los TdR.
- Los antecedentes son concisos (máximo 1 página) e incluyen un resumen de la Teoría del Cambio del programa.
- El propósito de la evaluación establece las decisiones específicas que los hallazgos informarán.
- Se nombra a la audiencia principal.
- Los límites del alcance son explícitos (período de tiempo, geografía, áreas temáticas, criterios de evaluación del CAD).
- Las preguntas de evaluación son entre 3 y 8, cada una factible de responder y accionable.
- La sección de metodología establece expectativas sin prescribir el diseño completo.
- Los requisitos innegociables están claramente señalados (grupo de comparación, desagregación, mínimos de muestra).
- La lista de entregables incluye el informe inicial con un punto de aprobación antes del trabajo de campo.
- El cronograma es realista (mínimo 8-12 semanas para evaluaciones con recopilación de datos primarios).
- Las cualificaciones del evaluador son específicas pero no excluyentes.
- Se establecen los criterios de selección y su ponderación.
- Se proporciona un rango presupuestario o se establece un techo.
- Se incluyen los requisitos éticos y de salvaguardia.
- Se adjunta la lista de documentos clave (lo que recibirá el evaluador).
- Se describe el proceso de revisión y aprobación para cada entregable.