Élaborer un plan S&E (MEL) : Le guide complet
Un plan S&E (MEL) est le document opérationnel qui détaille comment un programme de développement assurera le suivi de ses activités, évaluera ses résultats et intégrera les leçons apprises pour optimiser sa mise en œuvre. Il se distingue d'une proposition ou d'une Théorie du Changement, qui décrivent vos intentions et leurs justifications. Le plan S&E, lui, explique comment vous mesurerez l'efficacité de vos actions.
Qu'est-ce qu'un plan S&E (MEL) ?
La plupart des bailleurs de fonds exigent un plan S&E dans le cadre de la documentation d'un projet. Au-delà de cette conformité, un plan S&E bien conçu permet aux équipes de programme de prendre des décisions éclairées : quelles activités prioriser, où les ressources sont sous-utilisées et quelles preuves documenter pour de futures demandes de financement.
Quand élaborer un plan S&E ?
Les plans S&E sont généralement élaborés au début d'un projet, une fois la Théorie du Changement validée et avant le démarrage de la collecte de données. Ils doivent être mis à jour lors des étapes clés du programme (examen à mi-parcours, modification de la portée, révision budgétaire) et révisés annuellement. Un programme sans plan S&E actualisé risque de collecter des données qui ne seront jamais utilisées.
Combien de temps pour élaborer un plan S&E ?
Pour un programme de développement standard de 3 à 5 ans, une première ébauche de plan S&E demande 2 à 4 semaines de travail intensif. Ce délai inclut les consultations avec les parties prenantes, la sélection des indicateurs et les cycles de révision. Les programmes de moindre envergure ou de plus courte durée peuvent s'appuyer sur un plan S&E minimal viable (5 à 8 pages), réalisable en 3 à 5 jours avec le bon modèle et un cahier des charges clair.
Définir les questions d'apprentissage
Avant de sélectionner des indicateurs ou des méthodes, identifiez les décisions stratégiques que votre programme devra prendre. Les questions d'apprentissage sont le fondement du plan et garantissent sa pertinence.
- Listez les décisions clés de gestion et de programme à anticiper tout au long du cycle de vie du projet
- Formulez 3 à 5 questions d'apprentissage spécifiques, évaluables et directement liées à ces décisions
- Priorisez les questions en fonction de leur urgence et de leur faisabilité
- Validez ces questions avec les parties prenantes clés avant de poursuivre
Établir le cadre de résultats
Représentez la Théorie du Changement de votre programme sous forme de cadre de résultats. Ce cadre définit les résultats dont vous êtes responsable et le cheminement logique entre les activités, les produits et les résultats.
- Rédigez ou adaptez votre Théorie du Changement (des activités aux produits, puis aux résultats et à l'impact)
- Identifiez les niveaux de résultats qui nécessitent un suivi par indicateurs
- Validez le cadre de résultats avec le donateur ou le bailleur de fonds, si nécessaire
- Associez chaque niveau de résultats à au moins un indicateur
Développer le plan d'indicateurs
Les indicateurs sont les signaux mesurables qui attestent qu'un changement est en cours. Chaque indicateur doit être entièrement spécifié avant le début de la collecte de données.
- Sélectionnez des indicateurs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents, Temporellement définis)
- Documentez pour chaque indicateur : sa définition, sa source de données, sa méthode de collecte, sa fréquence et sa cible.
- Équilibrez les indicateurs de produits (ce que vous réalisez) avec les indicateurs de résultats (ce qui change)
- Incluez au moins une dimension de désagrégation (sexe, âge, lieu) pour chaque indicateur de résultat
Planifier la collecte de données et les rôles
Précisez comment chaque indicateur sera mesuré, qui en est responsable et à quelle fréquence. Cette section transforme le plan d'un document stratégique en un outil opérationnel.
- Désignez un responsable des données pour chaque indicateur
- Spécifiez l'outil ou la source de collecte de données pour chaque indicateur
- Établissez un calendrier de collecte de données aligné sur les jalons du programme
- Définissez les modalités de stockage, de vérification et de rapport des données
Les composantes essentielles d'un plan S&E
- Questions d'apprentissage. Les décisions stratégiques que votre programme doit prendre, formulées en questions évaluables. Elles orientent tous les autres éléments du plan S&E.
- Cadre de résultats. Une représentation visuelle ou tabulaire de votre Théorie du Changement : des activités aux produits, puis aux résultats et à l'impact. C'est la colonne vertébrale du plan.
- Plan d'indicateurs. L'ensemble exhaustif des indicateurs à suivre, incluant leurs définitions, sources de données, cibles, fréquence et les parties responsables.
- Plan de collecte de données. Méthodes, outils, calendriers et responsabilités pour la collecte des données de chaque indicateur.
- Calendrier de rapports. Quand les données seront analysées et diffusées, pour quels publics et sous quel format. Il fait le lien entre vos activités S&E et les cycles de gestion de programme.
- Budget S&E. Coûts estimés pour toutes les activités S&E : enquêtes, formations, analyses, rapports. Généralement 5 à 10 % du budget total du programme pour les initiatives bien financées.