Definición
El presupuesto de M&E es la parte del presupuesto total de un programa dedicada al monitoreo, evaluación, aprendizaje y trabajo relacionado con sistemas. Incluye costos para personal de M&E, actividades de recolección de datos, sistemas de gestión de datos, evaluaciones externas, análisis y elaboración de informes, y eventos de aprendizaje. Los estándares de la industria recomiendan asignar del 5-10% del presupuesto total del programa a M&E, aunque la asignación adecuada depende de la complejidad del programa y los requisitos de evaluación. Muchos donantes, incluido USAID, requieren explícitamente presupuestar para M&E durante el diseño del programa.
Por Qué Importa
El M&E crónicamente subfinanciado es una de las causas más comunes de mala calidad de datos y aprendizaje débil en programas de desarrollo. Sin presupuesto dedicado, el M&E se convierte en una tarea secundaria absorbida por el personal del programa que ya gestiona la implementación, lo que lleva a recolección de datos inconsistente, informes retrasados y oportunidades de aprendizaje perdidas. Una función de M&E debidamente presupuestada asegura que los sistemas de monitoreo sean diseñados y mantenidos, los recolectores de datos estén capacitados y apoyados, el análisis ocurra regularmente y los hallazgos informen la gestión adaptativa. El M&E con recursos insuficientes también socava la rendición de cuentas: los programas que no pueden rastrear confiablemente sus actividades y resultados no pueden informar crediblemente a los donantes.
En la Práctica
Un desglose típico del presupuesto de M&E incluye: (1) Personal de M&E—costos de salario/contrato para un gerente o coordinador de M&E y asistentes de datos (a menudo el ítem de línea más grande); (2) Recolección de Datos—costos para encuestas, grupos focales, visitas a sitios (incluyendo transporte, dietas, incentivos); (3) Sistemas de Datos—software, equipo, plataformas de recolección de datos móviles, alojamiento de bases de datos; (4) Capacitación—capacitación inicial para recolectores de datos y capacitación continua de actualización; (5) Evaluación Externa—costos para contratar evaluaciones de mitad de período y finales; (6) Análisis y Elaboración de Informes—tiempo de consultores para análisis, diseño de informes, impresión; (7) Actividades de Aprendizaje—talleres o intercambios de aprendizaje para difundir hallazgos. Los programas más pequeños (menos de 10 millones en 5 años) pueden presupuestar hacia el extremo inferior (5%), mientras que los programas complejos o de múltiples sitios pueden necesitar 10%.
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